Tipp 1: Bereiten Sie sich gründlich auf das Feedback-Gespräch vor!
Wie so oft ist auch bei einem Feedback-Gespräch die richtige Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Nehmen Sie das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter unbedingt ernst und bereiten Sie sich ausführlich darauf vor.
Am Anfang steht die Terminabsprache mit Ihrem Gesprächspartner. Besprechen Sie gemeinsam den Ort und die Zeit für das Feedback-Gespräch sowie dessen Dauer. Nehmen Sie sich genügend Zeit für das Gespräch und achten Sie darauf, dass Sie währenddessen nicht gestört werden.
Zudem sollten Sie das Gespräch inhaltlich vorbereiten. Überlegen Sie sich, welche Themen Sie ansprechen wollen und halten Sie Ihre Gedanken schriftlich fest. Diese Notizen können Ihnen im Gespräch als Leitfaden dienen, damit Sie nicht abschweifen und keine Aspekte vergessen.
Tipp 2: Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre!
Die meisten Arbeitnehmer finden ein Vier-Augen-Gespräch mit dem Chef ziemlich unangenehm. Sie sollten Ihren Mitarbeitern deshalb die Angst nehmen, indem Sie eine angenehme Gesprächssituation schaffen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesprächspartner sich wohlfühlt. Nehmen Sie ihm durch einen lockeren Einstieg die Angst vor dem bevorstehenden Gespräch. Erklären Sie ihm zudem, wie Sie das Gespräch inhaltlich geplant haben und machen Sie Ihren Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass Sie offen für Kritik von seiner Seite sind. Dies vermittelt ihm das Gefühl, dass Sie offen und ehrlich miteinander sprechen können.
Tipp 3: Evaluieren Sie die Leistungen Ihres Mitarbeiters!
Im Feedback-Gespräch geht es in erster Linie darum, dass Ihre Mitarbeiter eine Rückmeldung von Ihnen bekommen. Sie sollten deshalb in der Lage sein, die Leistungen Ihres Mitarbeiters zu beurteilen. Idealerweise betrachten Sie dabei den Zeitraum seit dem letzten Feedback-Gespräch.
Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Leistungsbeurteilung Ihres Mitarbeiters helfen:
- Wie arbeitet der Mitarbeiter mit anderen Kollegen im Team zusammen?
- Wie zufrieden sind Sie mit der Qualität und Quantität seiner Arbeit?
- Wurden die vereinbarten Ziele erreicht?
- Arbeitet der Mitarbeiter selbstständig und eigenverantwortlich?
- Wie flexibel reagiert der Mitarbeiter auf Veränderungen?
Am besten steigen Sie mit Lob für gelungene Tätigkeiten in das Gespräch ein. Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie seine Erfolge wahrnehmen und teilen Sie ihm mit, was Ihnen besonders gut gefällt. Dies kann die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter in hohem Maße steigern. Rücken Sie deshalb die positiven Aspekte in den Vordergrund des Gespräches.
Tipp 4: Sprechen Sie Kritik an und nehmen Sie sie auch selbst auf!
Neben dem Lob für gelungene Leistungen gehört jedoch auch Kritik zu einem Feedback-Gespräch dazu. Machen Sie sich im Vorfeld des Gesprächs Gedanken darüber, was Sie an der Arbeit Ihres Mitarbeiters für verbesserungswürdig halten.
Dabei sollten Sie immer sachlich bleiben und Ihre Kritik mit einem gewissen Feingefühl formulieren. Dies gelingt Ihnen am Besten, wenn Sie bei Ihren Schilderungen subjektive Eindrücke wiedergeben. Der Gesprächspartner empfindet diese meist weniger als Angriff, denn Sie teilen ihm lediglich Ihre persönliche Meinung mit.
Auch Ihr Gesprächspartner hat die Möglichkeit, Kritik zu üben. Hören Sie Ihrem Mitarbeiter dabei genau zu und nehmen Sie seine Anregungen auf jeden Fall ernst.
Tipp 5: Formulieren Sie gemeinsam Ziele!
Am Ende des Feedback-Gesprächs sollten Sie gemeinsam Ziele für die berufliche Zukunft des Mitarbeiters formulieren. Dabei kann es um konkrete Projektziele, als auch um allgemeine Ziele hinsichtlich der Arbeitsweise gehen. Dieser Schritt sollte in jedem Fall zusammen mit dem Mitarbeiter erfolgen, denn es sollen keine Vorgaben von Seiten des Chefs, sondern gemeinsam festgelegte Zielsetzungen erarbeitet werden.
Diese sollten für beide Seiten schriftlich festgehalten werden. So können Sie im nächsten Gespräch die Leistungen des Mitarbeiters objektiv messen. Klar formulierte Ziele machen es zudem auch dem Mitarbeiter leichter, seine Arbeitsergebnisse zu bewerten.
Ziel des Feedback-Gesprächs: ehrlicher Meinungsaustausch
Das Feedback-Gespräch dient dem Meinungsaustausch. Sie als Vorgesetzter haben die Möglichkeit, Lob für gelungene Leistungen auszusprechen sowie Kritik zu äußern. Überlegen Sie sich deshalb vor dem Gespräch, welche Aspekte Sie ansprechen wollen. Auch Ihr Mitarbeiter kann im Feedback-Gespräch Kritik ansprechen. Nehmen Sie dessen Kritik offen auf und versuchen Sie, seine Verbesserungsvorschläge umzusetzen. Zur besseren Leistungsbewertung empfiehlt es sich außerdem, am Ende des Gespräches gemeinsam Ziele festzulegen.
