Die Mitteilung an Bewerber*innen, dass sie für eine Stellenbesetzung nicht ausgewählt wurden, ist keine einfache Aufgabe. Die Verantwortung für diese Aufgabe zu übernehmen und den Bewerber*innen eine angemessene Rückmeldung zu geben, ist jedoch eine respektvolle Vorgehensweise.
Dass Sie sich für einen einzigen Bewerber oder Bewerberin entscheiden und folglich alle anderen ablehnen müssen, lässt sich nicht verhindern. Entscheidend ist, auf welche Art und Weise Sie dies tun. Wie in jeglicher Form der zwischenmenschlichen Kommunikation gilt auch hier: Es kommt auf den richtigen Ton an.
1. Gehen Sie respektvoll mit dem Bewerber um
Wenn Sie ein Absageschreiben verfassen, in dem Sie einem Bewerber Wertschätzung entgegenbringen, wirkt sich das positiv auf Ihr Arbeitgeber-Image aus. Es gibt kaum eine kostengünstigere Employer-Branding-Maßnahme.
„Absageschreiben haben Einfluss auf das Image eines Unternehmens als Arbeitgeber*in – positiv wie negativ. Oft folgt auf eine mühsam ausgearbeitete Bewerbung bloß eine kurze und standardisierte Absage. Damit sorgen Personaler nicht nur für Frust bei den abgelehnten Kandidaten, sondern schaden auch der eigenen Arbeitgebermarke“, so Erik Bethkenhagen, Geschäftsführer von Kienbaum Communications, einer Unternehmensberatung, die jährlich einen Preis für die besten Absageschreiben auslobt.
2. Lassen Sie den Bewerber nicht unnötig lange warten
Dass Sie zügig reagieren müssen, wenn Sie einen guten Bewerber als Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen wollen, versteht sich von selbst. Doch auch wenn es um Absagen geht, sollten Sie sich nicht unnötig viel Zeit lassen, bis Sie das entsprechende Schreiben versenden oder den unerfreulichen Anruf tätigen. Der Bewerber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie ihn nicht länger als 1 Woche warten lassen.
3. Zeigen Sie Verständnis für die Situation des Bewerbers
Viele Bewerber investieren sehr viel Zeit und Sorgfalt in die Erstellung ihrer Bewerbungsunterlagen. Grund genug, sie im Gegenzug ebenfalls nicht mit Standardfloskeln abzufertigen. Bereits im einleitenden Absatz sollten Sie sich für die aufgewendete Mühe bedanken und Ihr Bedauern äußern, diese nicht belohnen zu können.
4. Wählen Sie individuelle und positive Formulierungen
Mit Standardformulierungen laufen Sie Gefahr, falsche Botschaften zu vermitteln. Das gilt auch für Komplimente in Form von Negationen, wie etwa in der Aufforderung, die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen. Entgegen Ihrer Absicht, lösen Sie so negative Gefühle beim Bewerber aus.
Wählen Sie stattdessen wohlwollende und lobende Formulierungen. War ein Bewerber in die engere Auswahl gekommen oder haben bestimmte Aspekte seines Profil in besonderer Weise Ihre Aufmerksamkeit geweckt, zögern Sie nicht, dies zu erwähnen.
5. Begründen Sie Ihre Entscheidung
Jeder Bewerber möchte wissen, warum er nicht für die Besetzung einer Stelle infrage kam. Geben Sie Erläuterungen zum Auswahlverfahren. So wird der Bewerber Ihre Absage leichter nachvollziehen können. Wenn Sie ihm mitteilen, dass er eine bestimmte Anforderung nicht erfüllt hat, machen Sie ihm hierdurch möglicherweise klar, welche Maßnahmen er ergreifen kann, um in Zukunft besser aufgestellt zu sein.
6. Beachten Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Absageschreiben individuell zu gestalten, achten Sie in jedem Fall darauf, keinen Ablehnungsgrund zu nennen, der als diskriminierend aufgefasst werden könnte. Eine unglücklich ausgedrückte Begründung, die etwa auf das Alter oder das Geschlecht des Bewerbers Bezug nimmt, kann eine Diskriminierungsklage und Schadenersatzforderungen nach sich ziehen. Beachten Sie die Richtlinien des AGG.
Wenn Sie in Ihrem Absageschreiben ausschließlich mit Blick auf die gewünschte Qualifikation und auf die Stellenanforderungen argumentieren, bleiben Sie im gesetzlichen Rahmen und erfüllen gleichzeitig den Wunsch des Bewerbers nach einer plausiblen Erklärung für Ihre Entscheidung. Um sicherzugehen, sollten Sie sich über mögliche Formulierungen mit einem Juristen abstimmen.
7. Zeigen Sie Kommunikationsbereitschaft
„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gern für ein Gespräch zur Verfügung.“ Mit einem solchen Angebot signalisieren Sie dem Bewerber, dass Sie den Kontakt an diesem Punkt nicht für beendet erklären.
8. Machen Sie dem Bewerber Mut
Erfüllt ein Bewerber die Anforderungen für eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen, kann aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingestellt werden, sollten Sie ihn ermuntern, sich in Zukunft wieder zu bewerben. So bezeugen Sie ihm Ihr grundsätzliches Interesse an einer Zusammenarbeit. In diesem Fall kann eine Absage auch motivierend wirken.
Zusammenfassender Tipp
Eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerber*innen ist ein wichtiges Employer-Branding-Instrument. Das gilt auch und insbesondere für den Fall, dass Absagen ausgesprochen werden müssen. Der Bewerber wird enttäuscht sein über die negative Rückmeldung. Treffen Sie darin aber den richtigen Ton, wird er Ihr Unternehmen dennoch in guter Erinnerung behalten. Er wird möglicherweise in sozialen Netzwerken von seinen positiven Erfahrungen berichten und damit zur Stärkung Ihres Arbeitgeber-Images beitragen. So stellen Sie sicher, dass Sie auch weiterhin Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften erhalten.
