Compliance als proaktive Form der Unternehmensführung
Eine gesetzliche Definition von Compliance gibt es bisher nicht, doch der im deutschen Sprachraum noch recht neue Begriff beschreibt im Allgemeinen die Pflicht und das proaktive Vorgehen der Geschäftsleitung, die für das Unternehmen geltenden Gesetze einzuhalten – eine Art Überwachungssystem zur rechtzeitigen Risikoerkennung.
Mittelstand muss immer mehr Gesetze beachten
Gerade mittelständische Unternehmen müssen sich mit immer mehr Regeln und Gesetzen auseinandersetzen. Nach einer Studie von Deloitte identifizieren Mittelständler eine Reihe von Gesetzen und Regelungen, die für ihre tägliche Arbeit wichtig sind, und deren Einhaltung zu ihren Kernaufgaben gehören. Das sind bspw.:
- Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)
- Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
- Betriebsausgaben-Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 EStG)
- Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und der Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG)
- Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)
- IDW PS 980 (Standard zur Prüfung von Compliance Management-Systemen)
- Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK)
Der deutsche Mittelstand ist die tragende Säule der deutschen Wirtschaft
Laut EU-Kommission werden Unternehmen als KMU bezeichnet, wenn sie unter 250 Mitarbeitende beschäftigen sowie einen Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro und eine Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro aufweisen. Darüber hinaus dürfen sie nur zu einem Viertel einer Unternehmensgruppe angehören, um als unabhängig zu gelten.
Mehr als 50 % der rund 38,4 Millionen Beschäftigten arbeiteten in kleinen und mittleren Unternehmen. In Kleinstunternehmen waren rund 19 % der tätigen Personen beschäftigt, 21 % in kleinen, weitere 17 % in mittleren Unternehmen.
Die Bedeutung des Mittelstandes geht jedoch über die quantitative Definition hinaus und macht ihn damit zu etwas Besonderem. Die Firmen zeichnen sich durch die Einheit von Eigentum und Leitung aus.
Beim deutschen Mittelstand handelt es sich neben dem traditionellen Handwerk auch um innovative Start-Ups, kreative Freiberufler und technologisch fortschrittliche Produzenten und Dienstleister.
Diese sind oft regional verankert und trotzdem weit vernetzt, sie haben sich spezialisiert, die Marktführerschaft in Nischen übernommen und arbeiten äußerst bedürfnisorientiert. Der Mittelstand bildet das Rückgrat der deutschen Wirtschaft.
Mittelstand steht Compliance skeptisch gegenüber
Durch den geringeren finanziellen Rückhalt besteht jedoch die Gefahr, dass Compliance-Verstöße weit mehr ins Kontor schlagen als bei Großunternehmen. Der Inhabenden hat entscheidenden Einfluss auf alle unternehmensrelevanten Entscheidungen, die Wege dahin sind kurz, die Hierarchien flach, die Flexibilität und das gegenseitige Vertrauen groß.
Das hat auch zur Folge, dass formale Instrumente der Unternehmensführung oft eine nachrangige Rolle gegenüber intuitiven, emotionalen Entscheidungen einnehmen – ein möglicher Fallstrick, gerade wenn es um Compliance-Themen geht.
Hinzu kommt, dass die Einführung von Compliance zusätzlichen Aufwand für die wenigen Mitarbeitenden bedeutet, die oftmals ohnehin schon mehrere Funktionen im Betrieb, beispielsweise in Buchhaltung und Personalwesen haben. Die Folge: weniger Zeit und fehlende Kompetenz. Bei letzterem hilft nur eine umfangreiche, nachhaltige Compliance-Schulung.
Compliance wird teilweise unterschätzt
Eine Studie der Unternehmensberatung Deloitte aus dem Jahr 2011 zeigt, dass Compliance in den Köpfen der Mittelständler durchaus schon angekommen ist. 85 % der Befragten haben sich bereits persönlich, 80% im Rahmen ihres Jobs mit Datenschutz und Co. beschäftigt.
Dennoch scheinen sich viele Mittelständler noch nicht den Gefahren von unzureichenden Compliance-Strukturen bewusst zu sein. Laut KfW Wettbewerbsindikator 2014 sehen die Befragten KMU Korruption als geringstes Risiko für ihr Unternehmen. Steuern und Abgaben, Bürokratie und Energiekosten werden hier als weitaus größere Hindernisse eingestuft.
Zwar ist der Mittelstand auf einem guten Weg, aber noch längst nicht jeder Betrieb setzt Compliance um. In nur knapp der Hälfte der Unternehmen existiert ein Compliance-Management-System, 18 % planen laut Deloitte-Studie dessen Einführung.
Zwar sanktionieren 74 % der Unternehmen Verstöße, 60 % leiten sie an Strafverfolgungsbehörden weiter, doch nur 31% verfolgen Compliance-Verstöße mit standardisierten Prozessen, 28 % haben ein anonymes Hinweissystem.
Compliance-Implementierung wird als Aufwand bewertet
Neben dem geringen Gefahrenbewusstsein, den engen Personalplänen und einer oft informelleren Betriebsführung ist auch der Kostenfaktor ein Grund für mangelnde Auseinandersetzung mit dem Thema Compliance in mittelständischen Unternehmen.
Für viele mittelständische Unternehmen stellen Compliance-Maßnahmen immer noch ein notwendiges Übel dar, um sich an Gesetzesvorlagen zu halten. Dabei werden einige Gründe für die zurückhaltende Haltung gegenüber der Durchsetzung von Compliance vom Mittelstand genannt:
- Bürokratischer Aufwand wird von den Unternehmen als zu groß bewertet
- Enormer Kontrollaufwand wird als Behinderung der alltäglichen Arbeitsprozesse bewertet
- Unzureichende Kenntnis über die Anforderungen von Compliance-Management-Systemen und der Implementierung solcher
- Festlegen von verantwortliche Personen wie einem Compliance-Beauftragten wird als Aufwand bewertet
Ein Fehler, der von vielen mittelständigen Unternehmen gemacht wird, ist die Orientierung an den Compliance-Strukturen von Großkonzernen. Doch sind die Maßnahmen von Firmen mit größeren Strukturen in den seltensten Fällen für Mittelständler effektiv und ohne Weiteres zu übernehmen.
Bei Mittelständlern reichen in der Regel weniger Vorkehrungen, um einen Compliance-Schutz zu implementieren. Compliance muss darüber hinaus auch immer auf die individuellen Ansprüche des Unternehmens angepasst werden.
Trotz Skepsis: Nutzen von Compliance-Maßnahmen wird positiv bewertet
Ein positives Zeichen ist die Bewertung von durchgeführten Compliance-Schutzmaßnahmen. Denn nur 12 % der befragten Firmen der Deloitte Studie bewerten das Verhältnis von Aufwand und Nutzen von Compliance-Maßnahmen als negativ. Wenn Compliance-Maßnahmen im Mittelstand umgesetzt werden, dann werden diese auch als wirksam eingestuft.
Hintergründe und Instrumente für Maßnahmen sind dennoch vielfältig
Haftungsvermeidung als wichtigster Grund
Die Motive hinter der Implementierung von Compliance–Maßnahmen im Mittelstand sind vielfältig. Die Hauptgründe liegen vor allem im Bereich der Enthaftung, der Prävention von Gesetzesverstößen und der Verbesserung des Firmenimages. Die fünf Hauptgründe warum Compliance-Strukturen in mittelständigen Unternehmen implementiert werden, sind:
- Haftungsvermeidung
- Korruptionsprävention
- Prävention von Wettbewerbsdelikten
- Prävention von Vermögensdelikten
- Imageverbesserung
Vorbildfunktion der Chefetage als wichtiges Compliance-Instrument
Die Vorbildfunktion der Führungskräfte spielt nach der Deloitte Studie eine wichtige Rolle in den KMU. 85 % sehen dies als elementares Instrument zur Verankerung von Compliance.
Der Deloitte-Studie zufolge existieren nur in knapp der Hälfte der Betriebe Compliance-Stellen oder -beauftragte, weil der finanzielle Aufwand als zu hoch angesehen wird, bzw. Compliance „Chefsache“ sein sollte. Darüber hinaus ist es aber mit einem Verantwortlichen nicht getan.
Die gesamte Belegschaft muss in die Thematik eingeführt, sorgfältig geschult und ständig begleitet werden – das kostet Geld, aber gerade Onlineschulungen können hierfür eine kosten- und aufwandsgünstige Lösung sein.
Non-Compliance hat weitreichende Konsequenzen für KMU
Korruption und Steuerhinterziehung, die Missachtung gewerblicher Urheberrechte, Kartellbildung und Insiderhandel, Datenschutzverstöße und falsche Rechnungslegung – die Liste möglicher Compliancevergehen ist noch viel länger.
Angesichts der vielen Regelungen und Gesetze kann man als Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens leicht etwas übersehen. Compliance ist gerade für den Mittelstand ein wichtiges Thema.
Wer gegen geltendes Recht verstößt, wird bestraft – das ist unabhängig von der Unternehmensgröße. Doch für mittelständische Betriebe wachsen die Schäden aus Compliance-Vergehen viel schneller zu einer existenziellen Bedrohung heran als in Großkonzernen, weil finanzielle, rechtliche und auch imagebezogene Schäden schwerer abzufedern sind.
Neben Bußgeldern, Verfahrenskosten und der Beeinträchtigung der Kreditwürdigkeit für das Unternehmen drohen Geld- und Haftstrafen gegen die Manager. Compliance-Verstöße werfen darüber hinaus kein gutes Licht auf den Betrieb: Negative Presseberichte können für einen Imageverlust sorgen, die Arbeitsmoral geht zurück, das Betriebsklima kann sich verschlechtern.
Das beeinträchtigt den laufenden Betrieb, der ohnehin von einstweiligen Verfügungen, Eintragungen ins Gewerbezentralregister oder vom Ausschluss von öffentlichen Aufträgen bedroht ist. Diese Probleme können auf Sie zukommen, wenn im Betrieb nichts gegen Complianceverstöße unternommen wird:
Finanzielle und rechtliche Schäden
- Unternehmensgeldbußen
- Geld- und Haftstrafen gegen Manager
- Schadensersatzforderungen von Kunden, Wettbewerbern, Verbrauchern
- Verfahrenskosten
- Pfändung von Bankkonten
- Werteverfall für die Eigentümer
- Beeinträchtigung der Kreditwürdigkeit
- Rückgang des Aktienkurses
Beeinträchtigung des laufenden Betriebs
- Rückgang der Arbeitsmoral und Verschlechterung des Betriebsklimas
- Gefährdung von Arbeitsplätzen
- zeitlicher Aufwand für Mitarbeiter und Manager zu Lasten der Kernaufgaben
- Beeinträchtigungen der Geschäftsbeziehungen und Beziehungen zu Behörden
- Ausschluss von öffentlichen Aufträgen
- Eintragung im Gewerbezentralregister
- Nichtigkeit getroffener Vereinbarungen
- Einstweilige Verfügung gegen einzelne Geschäftsaktivitäten
- Betriebsstilllegung
Immaterielle Schäden
- Image- und Reputationsverlust, auch als Arbeitgeber
- Negative Presseberichte
- Verschlechterung von Wettbewerb und Qualität für den ganzen Markt
Compliance als Chance begreifen!
Die Einführung eines Compliance-Management-Systems schützt vor den möglichen Konsequenzen eines Verstoßes. Doch das ist nur die eine Seite. Vielmehr sollten gerade mittelständische Unternehmen die intensive Auseinandersetzung mit Korruption und Co. als Chance für eine bessere, langfristig positive Betriebsführung verstehen.
Ohnehin spielen die meist recht langen Amtszeiten der Geschäftsführung und die damit verbundene Stabilität und langfristige Ausrichtung von strategischen Konzepten als Merkmal der KMU einem Compliance-Management-System in die Karten.
Denn Compliance-Arbeit birgt neben der frühzeitigen Problemerkennung, Schadensprävention und damit verbundenen Reduktion von Haftungsrisiken noch weitere Vorteile. Sie verbessert die Unternehmenskultur, weil sie mehr Transparenz in geschäftliche Abläufe und Entscheidungen bringt, das Führungsverhalten der Manager maßgeblich beeinflusst und das Vertrauen in die Mitarbeiter fördert.
Dieses gegenseitige Vertrauen gewährleistet Flexibilität, doch erkennbare Kontrollen bringen dann die erforderliche Sicherheit – die Kombination machts!
Die Folge: stärkere Mitarbeiterbindung, Verbesserung der öffentlichen Wahrnehmung und andere Wettbewerbsvorteile. Die Chance und gleichzeitige Herausforderung besteht also darin, das Compliance Management vom Kostenfaktor zum Wettbewerbsvorteil zu entwickeln.
Maßgeschneiderte Schulungen finden
Jede Branche, jedes Unternehmen braucht eine maßgeschneiderte Lösung für Compliance Management, das im besten Fall nicht als gesonderte Struktur auf den Betrieb gestülpt, sondern in das Tagesgeschäft integriert wird. Das gilt aufgrund seiner Spezifika für den Mittelstand umso mehr.
Compliance geschieht idealerweise aus einer inneren Haltung heraus, die auf entsprechendem Wissen um Problemfelder und Lösungsmöglichkeiten rund um Compliance beruht. Es ist daher unabdingbar, dass das Thema nicht nur „Chefsache“ bleibt, sondern von jedem Manager und Mitarbeiter mitgetragen wird. Da führt kein Weg an einer umfassenden, gezielten Schulung vorbei.
E-Learning wird immer beliebter für Compliance-Schulungen
E-Learning-Kurse sind hier eine gute Wahl. Unabhängig von Ort und Zeit hat der Kursteilnehmer die Möglichkeit sich dann mit den Inhalten zu beschäftigen, wenn es gerade am besten passt und der Kopf frei ist. Das ist vor allem dann wichtig, wenn er in einem kleineren Unternehmen gleich mehrere Funktionen ausführt.
E-Learning weist eine wachsende Relevanz als Schulungsinstrument im Bereich Compliance im Mittelstand auf. 45 % der befragten Firmen bewerten E-Learning als sinnvolle Methode, um Compliance umzusetzen. Nur 15 % bewerten E-Learning-Maßnahmen als wenig sinnvoll und lehnen es als Instrument komplett ab.
Beliebt sind immer noch klassische Methoden wie Seminare, Präsenzveranstaltungen und In-House-Schulungen, die im Schnitt von mehr als 70 % als sinnvolle Werkzeuge erachtet werden.
Da Compliance-Training aus einer rechtlichen Verpflichtung heraus entsteht und zu einem hohen Anteil aus Frontal-Belehrungen besteht, ist der Mehrwert in einem Präsenzseminar beschränkt.
Daher bleibt es fraglich, ob man mit externen Schulungen Reisestress und Abwesenheitszeiten rechtfertigen möchte. Selbst In-House erzeugen oft enorme Opportunitätskosten, wenn die gesamte Belegschaft in Präsenzveranstaltungen versammelt werden muss, besonders wenn diese auf verschiedene Standorte verteilt ist.
Gerade für mittelständische Unternehmen können Onlinekurse eine finanziell günstigere Alternative zu Präsenzveranstaltungen sein. Sie bieten interaktive Elementen und individueller Anpassung des Lerntempos.
Inhalte können sich so leichter gemerkt werden – ein wichtiger Punkt, wenn es wie beim Thema Compliance nicht um reine Wissensvermittlung, sondern auch um die Beeinflussung des Mitarbeiterverhaltens geht.
Online-Compliance-Training für Ihr Unternehmen
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Quellen
- Compliance Management – ein Konzept (auch) für kleine und mittelständische Unternehmen via Hochschule Fulda via Claudia Kreipl
- Compliance im Mittelstand via Deloitte
- KfW-Wettbewerbsindikator 2014 via KfW
