Prozessoptimierung, das findet in vielen Unternehmen statt – selten jedoch auf der Büro- und Verwaltungsebene. Der Fokus liegt eher auf der Produktion. Die Mitarbeitenden in den Büros jedoch stehen ebenfalls immer stärker unter Druck. Beständig kommen neue Aufgaben hinzu, und so mancher Angestellte legt sich täglich die Frage vor, wie er das alles noch bewältigen soll. Die Gefahr, sich zu verzetteln, steigt.
Kaizen – eine Frage der Philosophie
Will man sich der Kunst der Vereinfachung zuwenden, kann eine japanische Idee hilfreich dazu sein: Kaizen. Dieser Begriff setzt sich aus „Kai“ (Veränderung) und „Zen“ (zum Besseren) zusammen. Gemeint ist damit ein umfassendes, methodisches Konzept. Im Zentrum steht das Bemühen um eine kontinuierliche, nie abgeschlossene Verbesserung. Diese soll durch Optimierung zu Stande kommen, schrittweise und punktuell.
Die westliche Welt hat Kaizen als Managementphilosophie adaptiert. Unter dem Schlagwort des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) fokussieren sich europäische Unternehmen auf stetige Qualitätssteigerung und Kostensenkung. Das Ziel lautet: Höhere Kundenzufriedenheit. Um das zu erreichen, legen Betriebe neben Kostensenkung und Qualitätssicherung besonderes Augenmerk auf die Zeiteffizienz.
Die stetige Verbesserung in allen Bereichen einer Firma ist die Kaizen-Philosophie. Das bezieht sich auch auf das möglichst förderliche Arbeitsumfeld und den einzelnen Mitarbeitenden, der durch kontinuierliche Weiterbildung engagiert bleiben und sich im Rahmen seines Mitspracherechts an den Veränderungen des Unternehmens beteiligen soll.
In 5 konkreten Schritten zur Vereinfachung
Es war der deutsche Aphoristiker Rupert Schützbach, der sagte: „Ordnung soll nicht herrschen, sondern dienen.“ Damit sie im Unternehmen gute Dienste leistet, muss sie jedoch erst einmal hergestellt werden. Dafür kommt die 5S-Methode (manchmal auch 5A) zum Einsatz:
- Seiri (Ordnung schaffen)
- Seiton (Ordnungsliebe)
- Seiso (Sauberkeit)
- Seiketsu (persönlicher Ordnungssinn)
- Shitsuke (Disziplin)
Ordnung schaffen
Beginnen Sie damit, alles auszusortieren, was Sie nicht mehr brauchen. Das heißt: Alles, was doppelt vorhanden ist, seinen Zweck nicht mehr erfüllt, kaputt ist oder nie benutzt wird, kommt weg.
Was ist mit den vielen interessanten Artikeln, Broschüren und Infomappen, die Sie längt einmal lesen wollten? Legen Sie einen Lesestapel an, der nach oben hin begrenz ist, beispielsweise durch ein Regalbrett. Wenn der Stapel dort anstößt, entfernen Sie die untersten Publikationen, und entsorgen Sie ungelesen.
Ordnungsliebe
Nach dem großen Ausmisten gilt es, Strukturen zu schaffen. Führen Sie eine grundsätzliche Ordnung ein. Das heißt: Was Sie täglich zum Arbeiten brauchen, verbleibt direkt am Arbeitsplatz. Diese Gegenstände und Arbeitsmittel müssen leicht und schnell zugänglich sein.
Was Sie nur ein paar Mal pro Woche brauchen, darf in einem der etwas schlechter zu erreichenden Schubfächer oder Regale verschwinden. Dinge, die Sie nur jeden Monat einmal in Verwendung haben, können an einen Ort ausgelagert werden, der etwas weiter von Ihrem Arbeitsplatz entfernt ist.
Sauberkeit
Nun geht es darum, Ihren schön geordneten, übersichtlichen Arbeitsplatz in Schuss zu halten. Legen Sie dafür fest, wann die Grundreinigung jeweils durchzuführen ist (und von wem!) und legen Sie eine Checkliste an, um die regelmäßige Durchführung im Blick zu haben.
Persönlicher Ordnungssinn
Die Dinge haben im Zuge der ersten beiden Schritte einen festen Ort erhalten. Machen Sie Ihre Anordnungen zur Regel: Eindeutige Plätze für Ihre Arbeitsmaterialien reduzieren den Zeitaufwand beim Suchen und Aufräumen.
Sie können die geschaffenen Strukturen mit Fotos dokumentieren – das bietet sich vor allem an den Arbeitsplätzen an, die von mehreren Personen und Auszubildenden genutzt werden.
Es kann auch eine schriftliche Dokumentation mit den wichtigsten Standards nützlich sein: Auf jedem Schreibtisch gibt es einen Posteingangskorb, montags um 10:00 Uhr gibt es eine Teambesprechung, die Zeitvorgabe für die Beantwortung für E-Mails beträgt maximal einen Werktag, etc. Halten Sie eine solche Dokumentation knapp und übersichtlich!
Disziplin
Der letzte Schritt ist im eigentlichen Sinne kein Schritt, sondern ein anhaltender Prozess. Es geht um die Etablierung der entwickelten Strukturen, aber auch – im Sinne von Kaizen – um deren stetige Anpassung und Weiterentwicklung.
Legen Sie außerdem fest, in welchen festgelegten Zyklen die gesamte Abfolge der vorgenannten Schritte erneut durchlaufen werden soll. Finden Sie Möglichkeiten, Feedback von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erhalten, wie sie zurechtkommen, und wo es Schwierigkeiten gibt.
Mit diesen Methoden können Sie ihren Büroalltag sicher etwas vereinfachen. Probieren Sie es aus!
