Nur Kontinuität schafft kontinuierliche Leistungssteigerung
Anstatt Druck aufzubauen sollte man sich lieber fragen, ob man die Rahmenbedingungen für positives Arbeiten im Unternehmen geschaffen hat. Nur so können die Mitarbeiter produktiv arbeiten. Einfache Regel: Wer eine kontinuierliche Steigerung der Produktivität möchte, der muss auch selbst Kontinuität in seinen Handlungen zeigen. Eine Möglichkeit, wie man seine Mitarbeiter dazu begleitet produktiver zu arbeiten, ist technische Verbesserung. Es leuchtet ein, dass man mit einem Bagger mehr arbeiten kann als nur mit einer Schaufel.
Das erfordert Investitionen in eine bessere Ausrüstung. Denn sie ist eine wichtige Triebkraft zur Steigerung der Produktivität. Im Büro geht es dabei meistens um neue, einfacher zu bedienende Software auf den Rechnern. Doch es reicht nicht, nur die Software auf den Rechnern zu installieren. Wichtig ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch erfahren, welche Möglichkeiten die neue Software bietet und wie diese produktiv eingesetzt werden kann. Einzel- oder Gruppenschulungen sind dafür ein geeignetes Mittel.
Was theoretisch logisch klingt, wird in der Praxis häufig vergessen. Viele praktische Funktionen einer Software werden aus Unwissen einfach nicht genutzt, eine Briefvorlage für einen Standard Brief zu benutzen ist wesentlich effektiver als jedes Mal einen alten Brief abzuändern. Schon durch kleine Verbesserungen im Ablauf lässt sich im Gesamten die Produktivität erheblich steigern.
Mitarbeiter helfen anderen Mitarbeitern – gemeinsam produktiv sein
Führungskräfte sollten sich natürlich nicht im Mikromanagement verlieren, häufig hat man auch schlichtweg keine Zeit, sich mit jedem Mitarbeiter einzeln hinzusetzen, um die Vorteile einer neuen Software zu erklären. Eine gute Alternative zu teuren, externen Schulungen ist, dass sich Mitarbeiter neue Verbesserungen gegenseitig vorstellen und gemeinsam weitere Maßnahmen für produktives Arbeiten in regelmäßigen Meetings erarbeiten. Menschen sind Gewohnheitstiere, deshalb halten wir auch so gerne an unproduktiven Mustern fest. Regelmäßige Verbesserungsrunden können jedoch dabei helfen, dass die Mitarbeiter sich gegenseitig mit Tipps versorgen und so ihre Gewohnheiten verändern.
Anreize zu mehr Leistungsabgabe schaffen
Die Produktivität der Mitarbeiter lässt sich weiterhin durch die Schaffung von materiellen und psychologischen Anreizen zu mehr persönlicher Leistungsabgabe erreichen. Solche Anreize werden durch Akkord- und Prämienlohnsysteme oder durch Anreize wie Reisen oder spezielle Events für die Mitarbeiter geschaffen.
Klare Regeln für Standardprozesse
Standardprozesse, deren Abläufe nicht klar geregelt sind, bilden ein großes Hemmnis für die Produktivität. Gibt es in der Praxis viele unterschiedliche Ansichten, wie Dinge abgearbeitet werden, führt dies zu zeitintensiven Diskussionen, die dem Arbeitsfortgang im Weg stehen. Als Führungskraft müssen Sie sicherstellen, dass die Aufgabenverteilung bei Standardprozessen klar geregelt und jedem Mitarbeiter, jeder Abteilung bekannt ist. Auf lange Sicht spart dies wertvolle Zeit, wodurch die Produktivität der Mitarbeiter enorm gesteigert wird. Mit verbesserten Abläufen lässt sich mit einer gegebenen Inputmenge ein größerer Output erzielen – das ist Produktivitätssteigerung.
E-Mails lähmen die Produktivität
E-Mails gelten als einer der größten Produktivitäts-Hemmer unserer Zeit. Mitarbeiter fühlen sich durch die Flut an E-Mails überwältigt und wissen nicht, wie sie der Vielzahl an Nachrichten Herr werden sollen. Die erste Regel ist, auf keinen Fall alle fünf Minuten die E-Mails überprüfen, einmal oder maximal zweimal pro Stunde ist völlig ausreichend. Anschließend nur auf die Betreffzeile schauen und dann entscheiden, ob die Mail gelesen werden muss. Wichtige E-Mails sollten dann sofort beantwortet werden, so kümmern Sie sich nur ein einziges Mal darum, was viel Zeit spart. Hilft dies immer noch nicht um die E-Mail Flut in den Griff zu kriegen, ist die sogenannte „Yesterdaybox“ eine gute Hilfstechnik. Am Abend werden dabei alle E-Mails vom Tag in diese Box verschoben. Vorteil: Am nächsten Morgen weiß man genau, wie viele E-Mails noch zu bearbeiten sind. Auf diese Weise wird der Fortschritt leichter bemerkt. Es hinterlässt ein positives Gefühl, wenn man Mail für Mail löschen kann und irgendwann keine E-Mails vom Vortag mehr übrig sind.
Wohlfühlatmosphäre im Büroraum schaffen
Auch ein richtig eingerichteter Arbeitsplatz selbst trägt zur Steigerung der Produktivität bei. Büros sollten bei den Mitarbeitern ein angenehmes Gefühl vermitteln. Dies erreicht man durch eine bedarfsgerechte Größe und genügend Helligkeit im Büro. Bodenhohe Fenster vermitteln dabei ein freies Gefühl für die Mitarbeiter, lassen sich aber nicht immer ohne Weiteres realisieren. Dennoch sollte ein Büro immer von Tageslicht erhellt werden, für die dunklen Monate sollte das Büro zusätzlich über ausreichende und augenschonende Beleuchtung verfügen.
Wichtig für den Wohlfühl-Faktor sind zudem zweckmäßige, praktische, aber auch schön anzuschauende Möbel. Wenn in einem Büro viel untergebracht werden soll, dann sollte dieses auf keinen Fall zu klein sein. Ein Mitarbeiter fühlt sich eingeengt, wenn er nicht frei um seinen Schreibtisch herum laufen kann und beim Aufstehen vom Bürostuhl ständig irgendwo aneckt.
Dies hinterlässt ein ungutes Gefühl, welches wiederum die Produktivität mindert. In der Mitte des Raumes platzierte Schreibtische sind optimal, so können auch kräftige Mitarbeiter problemlos um diesen herumlaufen. Schränke können entlang der Wände platziert werden, der Gang zwischen Möbeln und Schreibtisch ist breit genug, die Möbel sind gut erreichbar, Türen lassen sich einfach öffnen, Schubladen leicht herausziehen – solch ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz stärkt die Produktivität der Mitarbeiter.
Die meisten Tipps zur Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter sind logisch und einfach umzusetzen, dennoch müssen sie in Angriff genommen werden. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter sich wohlfühlen, denn nur ein zufriedener Mitarbeiter ist auch ein produktiver.
