1. Legen Sie eine Agenda fest
Klare Abläufe sind wichtig! Notieren Sie sich nicht nur die Tagesordnungspunkte, sondern auch wer die Beteiligten jeweils sind, und welche Aufgabe Sie haben. Begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer sinnvoll auf so wenige wie möglich – das erleichtert den Überblick.
Wer moderiert die Konferenz? Gerade bei leichten Zeitverzögerungen in der Übertragung kann es immer wieder notwendig werden, dass jemand organisierend eingreift. Legen Sie außerdem eine Uhr bereit und behalten Sie im Blick, wann definitiv das Ende des Gespräches eingeleitet werden muss.
2. Bereiten Sie alle Unterlagen so vor, dass Sie sie sofort griffbereit haben
Das gilt insbesondere für digitale Materialien, die Sie rechtzeitig vor dem Gespräch noch einmal überprüfen. Damit vermeiden Sie unnötige Verzögerungen des Ablaufes und beweisen Professionalität. Versichern Sie sich auch, dass Sie wissen, wie das Videoconferencing-Programm zu handhaben ist – wo finden sie beispielsweise den Mute-Button?
3. Sorgen Sie für eine reibungslose Verständigung!
Stellen Sie sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert – und zwar, bevor das Meeting beginnt: Verbindung, Mikrofon, Kamera, notwendige Softwareprogramme – alles muss einsatzbereit sein, bevor Sie sich zuschalten. Beseitigen Sie außerdem potenzielle Störquellen im Vorfeld, indem Sie ein Türschild anbringen, den Anrufbeantworter aktivieren und das Handy lautlos schalten.
4. Sorgen Sie für ein passendes optisches Umfeld!
Räumen Sie auf – zumindest in dem Raumabschnitt, den die Kamera einfängt. Generell sollten Sie nach Möglichkeit alle Ablenkungen für das Auge der Konferenzteilnehmer eliminieren: Tragen Sie ein unifarbenes, idealerweise helles Oberteil, das sich vom (dunkleren) Hintergrund gut abhebt. Das macht es der Kamera leichter, sie zu fokussieren.
Stimmen Sie die Beleuchtung richtig ab und vermeiden Sie Schattenwurf. Ihr Gesicht muss zur Gänze sichtbar sein. Die primäre Lichtquelle sollte sich in derselben Richtung befinden, wie die Kamera. Insbesondere Brillenträger müssen darauf achten, dass es keine Spiegelung gibt.
Idealerweise befindet sich die Kamera so vor Ihnen, dass Ihr Gegenüber den Eindruck bekommt, sich mit Ihnen auf Augenhöhe zu unterhalten. Ein Winkel, der sie eher von unten einfängt, ist meist nicht nur optisch unvorteilhaft, sondern kann auch unprofessionell und möglicherweise arrogant wirken.
5. Sorgen Sie für ein passendes akustisches Umfeld!
Im Sinne einer guten Verständigung sollten Sie Geräuschquellen wie gekippte Fenster, Büroapparaturen von Fax bis Drucker und Stimmen anderer Personen im Hintergrund vermeiden. Das ist besonders in Corona-Zeiten schwierig, wenn alle, einschließlich Kinder, zu Hause sind. Ein Headset – kein monströser Kopfhörer, besser ein InEar-Model, welches optisch weniger ablenkend wirkt – kann hilfreich sein, da integrierte Mikrofone oder Tischmikros häufig Umweltgeräusche verstärken.
6. Stellen Sie die Teilnehmenden vor!
Who is Who? Starten Sie – falls notwendig – mit der Vorstellung der Teilnehmenden. Namensschilder oder eingeblendete „Bauchbinden“ haben den Vorteil, dass die einander nicht bekannten Personen sich im Gesprächsverlauf gegenseitig richtig adressieren können, was nicht nur höflich ist, sondern auch für ein Plus in Sachen Struktur sorgt.
7. Kein gestisches Anglerlatein!
Wenn Sie gestikulieren, vermeiden Sie es, zu ausladend zu werden und über den Bildrand hinaus zu geraten, um nicht theatralisch zu wirken. Ein freundliches Lächeln und ein kurzes Nicken, mit dem Sie zeigen, dass Sie zuhören, sind wirkungsvoll genug.
8. Warten Sie etwas länger auf Antworten!
Stille ist produktiv! Wenn Sie gesprochen haben, warten Sie etwas länger auf Antworten, als Sie das in einem normalen Gespräch tun würden. Zum einen benötigt die Übertragung zwischen Ihnen und den anderen Teilnehmern manchmal einen Lidschlag länger, als wenn Sie sich vor Ort befänden. Zum anderen ist die Abstimmung darüber, wer als nächster spricht, schwieriger, was ebenfalls etwas Zeit beansprucht.
9. Seien Sie auch geistig online!
Muten Sie sich, aber bleiben Sie präsent, wenn andere Teilnehmende an der Reihe sind – auch dann, das aktuelle Thema für Sie vielleicht nicht relevant ist. Es kann sehr bizarr aussehen, wenn Sie auf dem Bildschirm etwas anderes als die Konferenz betrachten, und im schlimmsten Falle entgehen Ihnen wichtige Informationen, oder Sie verpassen den Punkt, an dem Sie wieder gefragt sind.
Wenn Sie nicht stummgeschaltet sind, verzichten Sie darauf zu trinken, Gegenstände abzustellen, auf der Tastatur zu tippen, Papiere durchzusehen oder etwas ähnliches – auch das leise Geräusch eines klickenden Kugelschreibers kann in der Übertragung unangenehm störend auffallen. Lassen Sie auch das Handy liegen – selbst wenn es stummgeschaltet nicht zu hören ist, wirkt es doch sehr unhöflich, wenn Sie nebenbei anderen Tätigkeiten nachgehen.
10. Erstellen Sie nach Ende der Konferenz ein Protokoll
Sicher festgehalten! Erstellen Sie nach Ende der Konferenz ein Protokoll mit den Übereinkünften und Absprachen. Mailen Sie das Protokoll dann an alle Beteiligten, damit sichergestellt ist, dass alle Teilnehmenden auf demselben Informationsstand sind, und sich nicht im Nachhinein an einer anderen Stelle im Prozess zeigt, dass es Missverständnisse gegeben hat. So werden die Ergebnisse gesichert, und jeder hat noch einmal vor Augen, wer was bis wann erledigen wird.
Fazit
Videokonferenzen können ein effektives Arbeitsinstrument sein, wenn alle Teilnehmenden gut vorbereitet, aufmerksam und in der Lage sind, sich kurz zu fassen. Sie ermöglichen darüber hinaus, auch in der derzeitigen Situation die persönliche Note in die Zusammenarbeit einzubringen – das ist in diesem Ausmaß über andere Kanäle nicht zu erreichen. Lecturio wünscht viel Erfolg beim Netzwerken!
