Strukturieren Sie Ihre Themen!
Wie gut haben Sie im Deutschunterricht aufgepasst? Jetzt kommt ans Tageslicht, wie intensiv Sie die Erörterung gelernt haben, denn ein gutes Gespräch ähnelt einem solchen Aufsatz: Einleitung – Argumentationsphase – Schlussfolgerung. Bereiten Sie sich somit vor, indem Sie sich für alle drei Phasen die entsprechenden Inhalte zurechtzulegen.
In der Einleitung muss der Grund des Gespräches im Fokus stehen: Warum haben Sie als Arbeitnehmer um ein Gespräch mit dem Vorgesetzten gebeten? Warum haben Sie als Projektgruppenleiter ein Teammeeting einberufen?
Geht es darum, Informationen zu bestimmten Themen zu erfragen oder zu übermitteln, ist es sinnvoll, Fragen oder Erörterungspunkte der Vollständigkeit halber stichpunktartig zu notieren. In der Einleitung des Gesprächs einen kurzen Überblick über anstehende Diskussionspunkte zu geben, hilft dem Zuhörer sich auf das Gespräch einzustellen.
Für die Gesprächsführung gibt es folgende Regeln: Die Fragen müssen klar formuliert werden. Auf Antworten sollten man geduldig warten und ggf. nachfragen.
In längeren Meetings hat sich folgende Kommunikationsstrategie bewährt: Hier bietet sich ein Wechsel zwischen umfassenden Themenbereichen und kurzen Informationen an, in denen die Argumentationsphasen unterschiedlich lang, intensiv und diskursfähig sein können. So stellt sich keine Langeweile ein und die Zuhörer bleiben am Ball.
Wichtig ist, in der Argumentationsphase alle Punkte anzusprechen und soweit auszudiskutieren, dass keine Fragen mehr offen bleiben.
Jetzt geht es auf den Schluss zu. Im Einzelgespräch sollten sich beide Teilnehmer darauf besinnen, welches ihre Intention des Gesprächs war und welche Erkenntnisse sie aus dem Mittelteil des Gesprächs ziehen konnten. In der Regel bietet sich am Schluss an, noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, Vereinbarungen auf den Punkt zu bringen und ggf. weitere Schritte zu definieren und zu notieren.
Zeigen Sie professionelle Neutralität und behalten Sie das Ziel im Auge!
Die erfolgreichsten Gespräche werden geführt, wenn Sie Ihrem Gegenüber neutral und mit der nötigen Distanz begegnen. Unabhängig vom Verhältnis zueinander ist das eine professionelle Variante, um eine Gesprächssituation zu schaffen, die Erfolg versprechend ist.
Dazu sind generell ein besonderes Maß und ein geeignetes Ziel nötig. Denn sowohl eine vertraute, fast schon private Beziehung muss genauso neutral verlaufen wie eine tiefe Abneigung. In diesem Moment des Gesprächs sollte Ihr Gegenüber nicht mehr der nette After-Work-Badminton-Partner und auch nicht der unsympathische Kollege, der offensichtlich über Leichen geht, sein – er ist nur ein Gesprächspartner.
Tipp: Halten Sie Ihre Ziele während des ganzen Gesprächs fest im Blick. So vermeiden Sie, sich auf Nebenschauplätze einzulassen und dass man Ihnen die Gesprächsführung aus der Hand nimmt. In manchen Fällen mag das sogar die Taktik Ihres Gegenübers sein. Je klarer die Ziele im Vorfeld definiert wurden und je beherrschter ein Mensch in ein Gespräch geht, umso realistischer ist es, sich auf seine eigenen Ziele fokussieren zu können. Bei Unterbrechungen gilt: Bitten Sie Ihren Gesprächspartner bei einer Unterbrechung Ihres Redeflusses höflich darum, den Aspekt zu Ende bringen zu dürfen.
Beachten Sie Tipps zur Gesprächscouleur!
Was möchte Ihnen Ihr Gegenüber mitteilen? Und was wollen Sie Ihrem Gesprächspartner sagen? Das konzeptionelle Ziel eines Gespräches sollte immer sein, die Seite des Gegenübers zu verstehen und den eigenen Standpunkt objektiv und nachvollziehbar darzustellen. Nur so werden sich die Kommunikationskreise überschneiden und das Gespräch wird erfolgreich verlaufen.
Praxistipp: Beispiele helfen Ihrem Gegenüber, Ihnen zu folgen. Klare Formulierungen zeigen, dass Sie genau wissen, was Sie wollen und wie Sie es zu erreichen gedenken.
Dafür ist es nötig, eine möglicherweise überlegene Art so weit zurückzuschrauben, bis Sie sich auf Ihr Gegenüber auf Augenhöhe einlassen können. Lassen Sie sich auf diese Vorgehensweise ein, wird das sicherlich neue Erkenntnisse mit sich bringen.
Um zu verstehen und verstanden zu werden, ist auch die Art der Gesprächsführung ausschlaggebend. Kurze Dialoge statt stundenlanger Monologe – so muss Ihr Gespräch charakterisiert sein.
Üben Sie freundlich „Stopp“ zu sagen. Manche Menschen neigen dazu, jedes Thema mit einer stundenlangen Einleitung zu beginnen, sich in viel zu detaillierten Ausschweifungen zu verlieren und bei der Schlussfolgerung noch namhafte Philosophen zu rezitieren. Also: Unterbrechen Sie unnötig lange Ausschweifungen höflich, aber bestimmt. Das ist in jedem Fall die taktvollere Variante, als aus dem Fenster zu sehen oder mit dem Stift zu spielen.
