Der Begriff Change Management oder auch Veränderungsmanagement beschreibt alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die die Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse und Verhaltensweisen zum Ziel haben. Grob gefasst bezeichnet es eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung in einem Unternehmen. Um den Wandel möglichst störungsfrei umzusetzen sollten Sie folgende 6 Tipps unbedingt berücksichtigen.
Tipp 1: Eine Problemanalyse durchführen und kommunizieren
Am Anfang Ihres Vorhabens steht die Problemanalyse zur Festlegung des Änderungsbedarfs. Dabei sollten Sie die Vorerfahrung Ihres Unternehmens mit Veränderungen in Betracht ziehen, denn diese hat einen starken Einfluss auf die Veränderungsbereitschaft und –fähigkeit.
Tipp 2: Lernen Sie aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen
Legen Sie die Art der notwendigen Veränderungen fest, um Ihr Vorhaben inklusive aller Besonderheiten einordnen zu können und Ihre Strategie darauf auszurichten. Darüber hinaus sollten Sie bereits diese ersten Schritte kommunizieren, zumindest an die betroffenen Mitarbeiter*innen. Beziehen Sie sie ein.
Scheuen Sie sich nicht, auch Ihre Belegschaft zu fragen, wo ihrer Meinung nach Änderungsbedarf besteht, um Abläufe und Prozesse effektiver zu gestalten. Auf diese Weise nehmen Sie Ihren Angestellten diffuse Ängste und geben ihnen das Gefühl, ernst genommen zu werden. Der Wandel muss vom gesamten Unternehmen mitgetragen werden, sonst wird er misslingen.
Tipp 3: Die Entwicklung einer Veränderungsstrategie
Der nächste Schritt baut auf Ihrer Problemanalyse auf. Sie sollten Ihre Veränderungsziele konkretisieren und einen groben Entwurf des Veränderungsprozesses erarbeiten. Das beinhaltet sowohl Lösungen, als auch Überlegungen dazu, wie diese Lösungen von Ihren Mitarbeiter*innen angenommen und umgesetzt werden könnten. Auch hier ist Kommunikation Ihr wichtigster Helfer.
Beschreiben Sie Ihre gewünschten Änderungen und deren Auswirkungen anschaulich und genau, denn nur so werden Ihre Mitarbeiter*innen Verständnis für die Maßnahmen aufbringen können. Sie sollten das Ziel haben, Angestellte nicht nur intellektuell, sondern auch emotional zu erreichen. Dann werden sie Ihre Entscheidungen mittragen und unterstützen.
Verzichten Sie darauf, selbst operativ in die Veränderungen eingreifen zu wollen und greifen Sie stattdessen auf eine Top-Down-Strategie zurück. Das bedeutet, dass die Führungsebene allen Beteiligten Orientierung vermittelt und das Gesamtprojekt aktiv steuert, um eine anhaltende Umsetzung zu garantieren.
Entwickeln Sie nicht nur Sachlösungen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Interessen, sondern haben Sie auch ein Ohr für die Belange der Belegschaft. So werden Sie unerwünschte Nebeneffekte vermeiden, die von unkontrollierten Entwicklungen bis hin zu Blockaden seitens der Mitarbeiter*in reichen können.
Tipp 4: Die Stimmung Ihrer Mitarbeiter*innen respektieren
Wenn Ihr Vorhaben die gesamte Belegschaft erreicht hat, sollten Sie die Stimmung Ihrer Mitarbeiter*innen sensibel analysieren: Wer ist der Veränderung gegenüber positiv eingestellt, wer hat eine negative Meinung? Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Sie nicht zu viel erwarten dürfen. Menschen fühlen sich mit Veränderungen leicht überfordert.
Die meisten lieben die Gewohnheit und stehen Änderungen skeptisch gegenüber, besonders dann, wenn ein Umlernen in Aussicht ist. Oftmals ist gerade die Kombination aus Altem und Neuem problematischer, als einen Ablauf ganz neu zu erlernen, weil das bedeutet, von Gewohnheiten abweichen zu müssen.
Bei dieser Stimmungsanalyse werden Sie höchstwahrscheinlich feststellen, dass sich Ihre Mitarbeiter*innen in Typen aufteilen lassen: es wird offene und heimliche Gegner geben, Skeptiker und Bremser, neutral eingestellte Angestellte, abwartend zustimmende und aktive Befürworter.
Sie sollten alle Typen ernstnehmen und sich Meinungen, Befürchtungen und Zweifel anhören, um in einen offenen Dialog zu treten. Bleiben Sie konstruktiv und produktiv, lassen Sie sich keinesfalls von kritischen Stimmen provozieren oder verunsichern. Gehen Sie feinfühlig auf die Ängste Ihrer Mitarbeiter*innen ein, um ihren negativen Gefühlen entgegen wirken zu können.
Seien Sie nicht entmutigt, wenn dieser Prozess einige Zeit in Anspruch nimmt. Glauben Sie an Ihre Änderungsziele. Wenn erst Ihre Mitarbeiter*innen bemerken, dass die Veränderung ihre Arbeit erleichtert, werden sie zufrieden sein und Neuerungen gegenüber aufgeschlossener sein.
Tipp 5: Der Umgang mit Widerstand
Wie bereits erwähnt, tun sich Menschen schwer mit Veränderungen. Daher sind Widerstände seitens der Belegschaft mehr oder weniger vorprogrammiert. Stellen Sie sich auf diesen Widerstand und die daraus entstehenden Konflikte ein. Konzentrieren Sie sich auf den positiven Aspekt des Unmuts: Kritik kann konstruktiv umgesetzt werden und zu besseren Lösungen führen – solange Sie damit richtig umgehen.
Es sollte Ihnen keine Sorgen bereiten, dass Ihre Mitarbeiter*innen Zweifel äußern. Weitaus schwerwiegender ist eine Belegschaft, die keinerlei Widerstand bezüglich angesetzten Veränderungen erkennen lässt, denn das bedeutet, dass sie nicht an die Umsetzung des Vorhabens glaubt.
Außerdem ist selten die Veränderung selbst der wahre Grund für den Widerstand. Meist sind hierbei keine rationalen Befürchtungen involviert, sondern rein emotionale. Versuchen Sie zu verstehen, was Ihren Mitarbeiter*innen Angst macht.
Tipp 6: Blockaden mit Kommunikation lösen
Keinesfalls sollten Sie den Widerstand einfach ignorieren. So wirken Sie losgelöst von der Realität Ihrer Angestellten, was wiederum zu Blockaden führen kann. Prüfen Sie, ob die Voraussetzungen für eine Veränderung gegeben sind, aber erzwingen Sie nichts, was nicht umsetzbar ist. Erhöhen Sie stetig den Druck, wird Ihre Belegschaft ebenso reagieren und den Gegendruck verstärken, bis die Situation eskaliert.
Stattdessen sollten Sie sich aktiv dafür einsetzen, dass Ihre Mitarbeiter*innen Ihren Widerstand kanalisieren können. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre negativen Gefühle zu kommunizieren. Gehen Sie ehrlich auf skeptische Äußerungen ein.
Vertrauen als Schlüssel
Erklären Sie, was Sie erklären können und stehen Sie dazu, wenn Sie eine Antwort nicht wissen. Versichern Sie Ihren Angestellten, dass die Änderungsmaßnahmen die angegebenen Ziele verfolgen und nicht dazu gedacht sind, versteckte Absichten umzusetzen, die sich negativ auf die Belegschaft auswirken, wie beispielsweise intensivere Überwachung oder sogar Personalabbau.
Schaffen Sie Vertrauen durch Ehrlichkeit. Nur wenn Ihr Personal Ihnen vertraut und Sie es von den Vorteilen der Veränderungen überzeugen können, wird der Prozess erfolgreich sein.
