Sind Sie heute Morgen wieder einmal mit dem festen Vorsatz ins Büro gekommen, die drei obersten Positionen Ihrer To-Do-Liste auf jeden Fall abzuhaken – nur um kurz vor Feierabend festzustellen, dass Sie zwar den ganzen Tag beschäftigt waren, die Liste nun aber nur fünf weitere Punkte aufweist? Wo ist die Zeit hingegangen, und was haben Sie eigentlich gemacht?
Es kam dieser dringende Anruf aus der IT, wegen der Schulung, die Sie morgen halten sollen. Es gibt eine neue Präsentationssoftware; die mussten Sie sich natürlich ansehen. Dann hat Ihr Sohn angerufen, weil er demnächst exmatrikuliert wird, Ihnen ist eingefallen, dass Sie für die anstehende Cocktailparty noch nichts anzuziehen haben, dann ist der Kollegin schlecht geworden.
Danach waren im Postfach zwei Mails von wichtigen Kunden, und dann wollte Ihre Vorgesetzte noch über den aktuellen Stand des Projektes sprechen; die Briefmarken sind ausgegangen und der Drucker funktioniert seit drei Stunden auch nicht mehr… Werden Sie nach Feierabend mit klarem Kopf das Büro verlassen? Wohl kaum.
Darum lohnt sich GTD
Solche Tage gibt es. Manchmal gibt es auch solche Wochen. Und irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem Sie vergessen, dass der Chef Ihnen noch diese wichtige Akte überlassen hat, die Sie bearbeiten sollten. Viele Aufgaben belasten, und irgendwann überlasten Sie sich, wenn Sie keine Strategien entwickeln, mit der Flut an zu treffenden Entscheidungen und abzuarbeitenden Tasks umzugehen.
In Allens Auffassung entsteht mit jedem Gedanken an eine zu erledigende Aufgabe, eine zu treffende Entscheidung oder einen anstehenden Termin ein „loses Ende“ in Ihrem Kopf. Die losen Enden verursachen ein verfilztes Chaos, wenn Sie sie nicht so anbinden, dass Sie innerlich davon überzeugt sind, dass nichts verloren geht.
Ein System zur Selbstorganisation wie GTD hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Sie verzetteln sich nicht mehr, und die Gedankenflut, die natürlich dann einsetzt, wenn Sie im Bett liegen, und seit anderthalb Stunden schlafen sollten, gehört auch der Vergangenheit an. GTD macht Platz in Ihrem Kopf und sorgt dafür, dass Sie trotzdem nichts vergessen. Klingt fast zu gut, um wahr zu sein?
Das sind die Vorteile der Methode
- Klare Struktur! GTD bietet Ihnen eine konkrete, praktische Anleitung, wie Sie vorgehen können.
- Kontexte statt Prioritäten! Es gibt nur eine Priorität, und die lautet: Die permanente Wiederholung „Ich darf nicht vergessen…“ im Kopf zu unterbinden. Sie sortieren Ihre To-Do’s anhand ihrer Ähnlichkeit (Telefonate, Gesprächstermine, Besorgungen, etc.), egal, ob sie privater Natur sind, oder mit Ihrem Job zu tun haben – alles, was für Sie relevant ist, auf allen Ebenen Ihrer Existenz, gehört in die Listen.
- Keep it simple! Sie können Software einsetzen, aber Stift und Papier sind ebenso gut. Sie brauchen nur wenig.
So gehen Sie vor
Nehmen Sie sich zwei Tage Zeit, um das System erstmals einzurichten. Sie benötigen dazu:
- Ihren Terminkalender
- Ihre Eingangsboxen (Postkorb, Notizbuch, Mailpostfach)
- Eine Liste aller laufenden Projekte
- Für jedes Projekt eine Liste der nächsten Schritte
- Materialsammlungen für laufende Projekte
- Ein Archiv: Hier legen sie alphabetisch ab, was Sie momentan nicht brauchen, aber eventuell später.
- Die 43 GTD-Ordner: Idealerweise ein Hängeregister mit 12 Ordnern für die 12 Monate des Jahres, sowie 31 kleineren Ordnern für jeden Tag des aktuellen Monats. Jeden Morgen leeren Sie den Ordner für den heutigen Tag. Stecken Sie die leere Mappe in den Ordner des kommenden Monats. So haben Sie immer auf dem Tisch, was an einem bestimmten Datum erledigt werden muss. Zum Monatsanfang müssen Sie nur noch das, was im Monatsordner ohne Zuordnung zu einem Tag liegt, dem richtigen Tagesordner hinzufügen.
Einmal eingerichtet nutzen Sie GTD fortlaufend. Dazu sind drei Schritte notwendig:
Aufschreiben. Alles.
Notieren Sie sich konsequent alles, was Sie zu erledigen haben. Ganz egal, ob Sie für Ihre Tante im Pflegeheim einen Stoß neuer Pullover zur Anprobe besorgen müssen, den neuen Zulieferer anrufen wollen oder sich über die gluckernde Heizung mit dem Vermieter ins Benehmen setzen müssen.
Müll rausbringen, Frühlingssträuße arrangieren, Überweisungen machen, …. Egal, worum es geht: Aufschreiben. Alles. Das Ziel lautet: Entlasten Sie sich von dem permanenten Schwirren in Ihrem Gehirn. Das hilft Ihnen, ruhig und konzentriert zu bleiben.
Kategorisieren. Konsequent.
Überlegen Sie bei jeder Ihrer Listenpositionen, ob das wirklich erledigt werden muss, ob es aktuell Handlungsbedarf gibt und ob Sie die Aufgabe sofort erledigen oder delegieren können. Was nicht mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt, tun Sie sofort. Alles was mehr Zeit erfordert, oder mehr als einen Handlungsschritt notwendig macht, ist in den Augen des GTD-Erfinders Allen ein Projekt.
Projekte planen. Präzise.
Beschreiben Sie in einem Satz das erwünschte Ergebnis. Notieren Sie dann den ersten konkreten Schritt, der notwendig ist, um dieses Ziel zu erreichen. Also beispielsweise: „Am Sonntag möchte ich in meiner neu gestrichenen Küche brunchen. Schritt 1: Farbe, Walze, Pinsel, Abstreifgitter, Farbwanne, Leiter und Abdeckfolie einkaufen.“
Die zwei Dimensionen der Projektplanung
Die Projektplanung hat bei GTD immer zwei Dimensionen: Die horizontale und die vertikale.
Horizontal: Der Überblick über alle Projekte, in denen Sie aktuell involviert sind.
Dazu legen Sie die einzelnen Listen an. Aufgaben, die von außen an Sie herangetragen werden, sammeln Sie in Ihren Eingangsboxen: Dem Postkorb auf dem Schreibtisch, einem Notizbuch und natürlich Ihrem Maileingang. Leeren Sie sie täglich.
Ordnen Sie nun in Ihre Kategorien. Können Sie an einer Stelle aktuell aktiv etwas tun, tun Sie es, delegieren Sie es oder terminieren Sie es. Falls nicht, legen Sie es im Archiv oder in der Wiedervorlage ab: Dem 43-Ordner-System.
Für alles, was als Projekt in Ihre Listen kommt, legen Sie (falls notwendig) eine Materialsammlung an. Tragen Sie in Ihrem Terminkalender die nächsten Schritte ein. Fertigen Sie Erinnerungslisten für die nächsten Schritte und für die Dinge an, auf der Sie in dieser Sache warten müssen.
Wichtig: Sehen Sie sich Ihre Listen und den Kalender fortlaufend an und halten Sie sie aktuell!
Vertikal: Der detaillierte Blick in die Tiefe der einzelnen Projekte.
Verdeutlichen Sie sich als Erstes den Zweck des Projektes. Warum tun Sie das? Und wie würde sich ein voller Erfolg anfühlen und aussehen?
Gehen Sie dann über ins Brainstorming und sammeln Sie Ideen dazu, wie Sie Ihr soeben definiertes Ziel erreichen können. Bringen Sie anschließend Ordnung in Ihre Ideensammlung und halten Sie fest, zu welchem Zeitpunkt was geschieht, und wer dabei welche Aufgaben übernimmt. Legen Sie den ersten konkreten Schritt inhaltlich und zeitlich fest.
Es wird einige Zeit dauern, bis Sie Ihr individuelles GTD-System gut organisiert haben, und es versiert und ganz automatisch verwenden. Wenn es Ihnen jedoch erst einmal in Fleisch und Blut übergegangen ist, werden Sie es nicht mehr missen wollen.
Hilfreiche Tools
- Taskmanager für Gmail: http://www.activeinboxhq.com/
- Tool zur Anfertigung von Listen: https://todoist.com/
