Warum sollte ich überhaupt eine Projektdokumentation anfertigen
Eine ordentliche Projektdokumentation ist in erster Linie ein unschätzbar wertvolles Hilfsmittel für zukünftige, ähnliche Projekte. Sie zwingt den Autor, detailliert die Schritte des durchgeführten Projekts zu reflektieren und erleichtert die Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten. Individuell und persönlich betrachtet, stärkt es Ihr berufliches Selbstbewusstsein und lässt Sie in Zukunft unabhängiger arbeiten.
Wann sollte ich die Projektdokumentation schreiben?
Die Projektdokumentation wird oftmals mit dem Projektabschluss gleichgesetzt. Das bedeutet allerdings nicht, dass diese auch erst mit dem Ende des Projekts angefertigt werden muss. In der Regel ist diese Dokumentation sehr umfangreich, daher bietet es sich an, sie parallel zur Abwicklung des Projekts zu schreiben und als kontinuierlichen Prozess anzusehen.
Falls Sie hierfür keine Zeit finden, sollten Sie zumindest versuchen, ein formloses Logbuch zu führen, welches Ihnen später als Gedächtnisstütze dient und somit hilft, die Projektdokumentation auszuarbeiten.
Welche Aufgabe erfüllt eine Projektdokumentation?
Mit der Projektdokumentation wird beabsichtigt, nachvollziehbar die Schritte des Projekts zu erläutern. Das heißt, sie soll Aufschluss darüber geben, mit welchem Problem die Projektgruppe konfrontiert war (IST-Zustand), welche Lösungsstrategie angewendet wurde (SOLL-Zustand) und warum speziell diese Strategie gewählt wurde. Außerdem sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse enthalten sein, um den Gewinn des Projekts hervorzuheben.
Sie sollten sich während des Schreibens in die Leser der Dokumentation hineinversetzen. Bringen Sie ihnen Ihre Arbeit näher, erklären Sie, was genau Ihre Aufgabe war und wie Sie diese lösen konnten.
Welche Unterlagen müssen in einer Projektdokumentation enthalten sein?
Prinzipiell sollte eine Projektdokumentation alle Unterlagen enthalten, die direkt mit dem Projekt zusammenhängen. Neben den Projektberichten beinhaltet das:
- Projektauftragsdokument
- Projektstrukturplan
- Pläne
- Schriftverkehr
- Sitzungsprotokolle
- alle weiteren Dokumente, die darlegen, wie Sie das Projekt durchgeführt haben
Sie sollten in Betracht ziehen, einige Protokolle nicht zu integrieren und diesbezüglich nur einen Vermerk hinzuzufügen, da die Dokumentation andernfalls sehr umfangreich werden würde. Das ist aber nur dann eine Option, wenn Ihre Projektdokumentenablage gut funktioniert, denn Ihre Kollegen und Vorgesetzten müssen ungehindert auf die Protokolle zugreifen können.
Wie ist eine Projektdokumentation aufgebaut?
Sie können Ihre Projektdokumentation wie einen schulischen Aufsatz betrachten – mit einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schluss. Das mag trivial wirken, hilft aber ungemein, einen logischen Aufbau zu entwickeln.
Die Einleitung einer Projektdokumentation
In der Einleitung geht es zuallererst darum, das Projektvorfeld vorzustellen. Beschreiben Sie den IST-Zustand, also die Problemstellung, mit deren Lösung Sie betraut wurden. Gehen Sie hierbei speziell auf die Aufgabenstellung und die Rahmenbedingungen des Projekts ein. Bei ersterer sollten Sie Wert darauf legen, das Projekt von anderen Aufgaben abzugrenzen. Letztere sollten, falls vorhanden, Gesetzesvorgaben oder auch die Bedingungen und Anforderungen des Auftragsgebers enthalten.
Im Anschluss sollten Sie die Projektziele benennen und einen SOLL-IST-Vergleich vornehmen. Sie können nun noch Ihre Erwartungen an das Projekt skizzieren, um später im Fazit darauf eingehen zu können und zu erläutern, inwiefern Ihre Erwartungen erfüllt wurden.
Der Hauptteil einer Projektdokumentation
Im Hauptteil sollten Sie den Lesern einen Einblick in das Projektmanagement verschaffen. Gehen Sie auf Zeitplanung, Finanzierung, Controlling, Wirtschaftlichkeit, aufgetretene Probleme und den Projektverlauf ein. Besonders ausführlich sollten Sie die Ergebnisse des Projekts beschreiben.
Darüber hinaus können Sie, wenn es Ihnen passend erscheint, Ihre Eindrücke und kürzere Anekdoten integrieren. Wägen Sie dies aber intensiv ab; wählen Sie nur Situationen aus, die das Projekt in einem positiven Licht erscheinen lassen und achten Sie besonders auf Ihren Ausdruck, wenn Sie diese schildern.
Das Fazit einer Projektdokumentation
Im Fazit sollten Sie in erster Linie darstellen, welche Lehren Sie aus dem Projekt ziehen konnten. Hier können Sie nun auch einen Vergleich zwischen Ihren vorangegangenen Erwartungen und den tatsächlichen Ergebnissen einbringen.
Damit eng verknüpft ist ein Ausblick auf mögliche Folgeprojekte. Wird es nötig sein, dem Projekt ein weiteres anzuschließen? Werden Sie in diesem Punkt so konkret wie möglich, um beispielsweise Ihre Vorgesetzten von der Notwendigkeit der Weiterführung zu überzeugen.
Bei Bedarf ist der Schlussteil ebenfalls der passende Inhalt für Begriffserklärungen.
Der Anhang einer Projektdokumentation
Je nach Umfang Ihres Projekts kann auch der Umfang der zugehörigen Dokumente recht umfangreich sein. Diese sollten Sie daher teilweise im Anhang Ihrer Projektdokumentation integrieren. Ein gutes Beispiel für ein Dokument, das in den Anhang gehört, sind Rechnungen.
Welche Form sollte ich der Projektdokumentation geben?
Es gibt keine grundsätzlichen Vorgaben für das Layout und die Form einer Projektdokumentation. Sollten Sie von den Auftraggebern Ihres Projekts klare Vorstellungen hinsichtlich dieses Punktes vermittelt bekommen haben, halten Sie sich daran. Falls nicht, sollten Sie vor allem konsequent sein in der Gestaltung Ihres Layouts. Vermeiden Sie es, häufige Schriftgrößen- oder Schrifttypenwechsel zu verwenden. Empfehlenswert sind eine Schriftgröße von 10 bis 12, ein 1,5-facher Zeilenabstand und Fließtext im Blocksatz.
Sie sollten in jedem Fall ein Inhaltsverzeichnis und fortlaufende Seitenzahlen verwenden, bedenken Sie aber, dass der Anhang separat nummeriert werden muss. Sollten Sie Abbildungen und Tabellen in Ihre Projektdokumentation einbeziehen wollen oder müssen, sind diese ebenfalls zu nummerieren und müssen darüber hinaus einen Titel sowie eine Quellenangabe enthalten.
Nun sollten Sie für Ihre nächste Projektdokumentation gewappnet sein. Bedenken Sie während des Schreibens immer, dass Sie alle Punkte Ihres Projekts so erklären sollten, dass ein Leser, der nicht in das Projekt involviert war, problemlos Einblicke in Ihre Arbeit bekommt. So wird Ihre Projektdokumentation einen Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen bieten.
