Die zwei grundsätzlichen Möglichkeiten der Terminierung
Ähnlich wie der allgemeine Strukturplan eines Projekts wird auch der Terminplan zumeist ganz am Anfang erstellt, um allen Beteiligten einen verbindlichen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu bieten. Dabei unterscheidet man jedoch zwei verschiedene Formen: Die progressive und die retrograde Terminierung
Progressive (vorwärtsgerichtete) Terminierung
Hierbei geht man zunächst vom Starttermin des Gesamtprojekts aus. Alle Arbeitsschritte werden in die Zukunft geplant, indem man jeweils den frühestmöglichen Beginn festlegt. Somit erhält man in der Summe auch den frühestmöglichen Endtermin des gesamten Projektes. Vorteil dieser Methode ist, dass die Fertigstellung einzelner Arbeitspakete im Rahmen der eingeplanten Pufferzeit auch einmal nach hinten verschoben werden kann, ohne damit die rechtzeitige Realisierung des Gesamtpakets zu gefährden.
Retrograde (rückwärtsgerichtete) Terminierung
Diese verläuft entgegengesetzt der ersten Variante. Man geht von einem festgelegten Endtermin aus, von dem ab alle nötigen Arbeitsschritte rückwärts in die Gegenwart geplant werden. Als Ergebnis erhält man somit die spätestmöglichen Starttermine für jeden Einzelabschnitt und in der Summe den spätestmöglichen Anfangstermin für das gesamte Projekt. Diese Form der Terminierung findet in der Realität besonders häufig Anwendung, da in den meisten Fällen der Endtermin bereits zu Beginn durch das Management vorgegeben wird.
Oft kommt es jedoch vor, dass der errechnete spätestmögliche Starttermin bereits in der Vergangenheit liegt, mit dem Projekt also im Grunde schon hätte begonnen werden müssen. In einem solchen Falle gilt es, zusätzliche Ressourcen im Sinne von weiteren Mitarbeitern aufzutun, um die rechtzeitige Fertigstellung des Projektes zu gewährleisten.
Häufige Fehler bei der Terminierung von Projekten
Doch unabhängig davon, welche der beiden Terminierungsarten Sie für Ihr Projekt als relevant oder sinnvoll betrachten, gibt es bestimmte Stolpersteine, über die man immer wieder fällt. Mit ein paar einfachen Tricks lassen diese sich jedoch weitestgehend vermeiden.
Fehler Nr. 1: Falsche Priorisierung
Überlegen Sie sich vorab genau, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Ist die Erfüllung eines Ziels Voraussetzung für das Bearbeiten einer neuen Aufgabe? Müssen alle Einzelabschnitte parallel angegangen werden, oder lohnt sich eine eventuelle Verlagerung einzelner Arbeitspakete nach hinten? Hier kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, wie wichtig und wie dringlich bestimmte Aufgaben sind.
Diejenigen, welche wichtig und dringlich zugleich sind, werden demnach zuerst erledigt; diejenigen, die in der Priorisierung weiter hinten stehen, können eventuell vernachlässigt werden. Mit Überlegungen dieser Art kann es Ihnen gelingen, jedem Aspekt des Projekts den ihm angemessenen Raum zur Verfügung zu stellen.
Fehler Nr. 2: Unübersichtlichkeit
Gerade bei größeren Projekten kann es leicht passieren, dass sich Termine für die Fertigstellung verschiedener Arbeitspakete überschneiden; die Erreichung eines Teilziels kann demnach Voraussetzung für den Beginn eines weiteren Arbeitsschrittes sein, während andere Aufgaben durchaus schon parallel angegangen werden können. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, ist die übersichtliche Erstellung des endgültigen Terminplans entscheidend.
Hilfreiche Software dafür bietet beispielsweise das PowerPoint Add-Inn „think cell“, welches eine engere Verzahnung mit Excel ermöglicht. Dadurch lassen sich vielfältige Diagramme auf Basis der in Excel eingegebenen Daten erstellen und ohne großen Aufwand präsentationsgerecht aufarbeiten. So verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter keinen Termin mehr aus den Augen.
Fehler Nr. 3: Akribie
Gerade Einsteiger, die Ihr erstes Projekt planen, neigen häufig zu großer Detailverliebtheit, was das Festlegen der einzelnen Arbeitsschritte betrifft. Was im Allgemeinen durchaus hilfreich ist, kann im Extremfall den Fortgang des Projektes aber auch behindern: Je komplexer ihr Plan aussieht, desto schneller verliert man den Überblick. Verzichten Sie lieber auf eine Detailebene, statt jede Unteraufgabe akribisch aufzulisten.
Denn: Auch Projektpläne beruhen lediglich auf Schätzungen, die vorab getroffen werden. Mit einer Genauigkeit von etwa 90% kann man sich daher ruhigen Gewissens zufrieden geben. Somit bleibt genug Raum, um auf eventuelle Krisenfälle zu reagieren.
Fehler Nr. 4: Kontrollzwang
Ähnliches gilt für das praktische Ausführen der einzelnen Arbeitsschritte: Auch wenn Sie am liebsten alles unter Kontrolle haben wollen, werden Sie spätestens bei mittelgroßen Projekten Aufgaben delegieren müssen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, indem Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv nutzen.
Verteilen Sie Aufgaben der Eignung entsprechend an Ihre Mitarbeiter und vertrauen Sie ihnen, dass sie die Ziele auch erfüllen werden. Nichts ist schädlicher für den Verlauf eines Projekts als die Vergiftung der Arbeitsatmosphäre durch Misstrauen und Kontrollwahn!
Fehler Nr. 5: Zu enge Planung
Auch bei hohem Termindruck gilt: Planen Sie die einzelnen Phasen nicht zu eng! Werden Teilziele zu spät erreicht, können diese Verzögerungen sich schnell summieren und den Gesamterfolg des Projektes gefährden! Optimistische Motivationsversuche wie „Wenn wir X drei Tage früher schaffen, können wir auch Y früher fertig stellen!“ sind hier fehl am Platz. Denn im Falle der Verfehlung solcher Ziele riskieren Sie eine Demotivation Ihrer Mitarbeiter.
Seien Sie deshalb realistisch und rechnen Sie für jeden Schritt Pufferphasen ein, die eventuelle Verspätungen auffangen können. Ein weiterer Tipp: Legen Sie schon zu Beginn sogenannte Meilensteine fest. Das sind Teilziele, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unbedingt zu erreichen sind. Anhand dieser Meilensteine können Sie auch kleinere Arbeitspakete terminieren und deren Fertigstellung ausrichten.
Wenn doch mal ein Fehler passiert
Generell jedoch gilt: Aus Fehlern lernt man. Lassen Sie sich deswegen auch von Rückschlägen nicht entmutigen, sondern sehen Sie diese als wertvolle Erfahrung, die Ihnen beim nächsten Mal nützlich sein wird. Planen Sie Ihr erstes Projekt, so kann es zudem hilfreich sein, sich bei Kollegen zu erkundigen: Was läuft bei der Projektplanung besonders häufig schief? Welche terminlichen Engpässe sind ihnen schon untergekommen? Gespräche dieser Art können helfen, die eigene Herangehensweise zu beleuchten und wertvolle Tipps zu erhalten.
