Der Projektstrukturplan
Der PSP bietet Ihnen den Vorteil, dass das Projekt vollständig erfasst ist und Klarheit über die zu leistende Arbeit herrscht. Wer also einen korrekten Projektstrukturplan aufstellt, wird
- weniger vergessen
- laufen die Besprechungen schneller
- ist die Kommunikation klarer
- sind die Verantwortlichkeiten eindeutig.
Der PSP bezieht sich auf den Weg vom Startpunkt zum Ziel.
Madauss (1994) nennt im Handbuch Projektmanagement weitere ergänzende Eigenschaften von Projekten:
Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind.
Als eines der Standardinstrumente des Projektmanagements hat der Projektstrukturplan auch die Aufgabe den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern intern und zu externen Gewerken zu sichern.
Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen:
- Was ist zu tun?
- Wie werden wir es tun?
Legen Sie eindeutig fest, ob Sie allein den PSP erstellen oder bereits mit Ihren Teilnehmern die passende Variante ausarbeiten.
Zu Beginn ein einfaches Beispiel für einen PSP:
| Tätigkeit | Stakeholderanalyse (Betroffene) | |
| Arbeitspaket 1 | Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung eines Zeit- und Arbeitsplanes | Gruppe und Projektleiter |
| Arbeitspaket 2 | Recherche im Internet, in der Tagespresse etc. | Heinz, Sabine, Franz, Günther, Karl, Inga |
Sie sehen also, dass ein Projekt nun in plan- und kontrollierbare Elemente gegliedert wird.
Nach den DIN-Normen 69900 ff gibt es drei gängige Gliederungsprinzipien:
- Die funktionsorientierte Gliederung: Diese fragt nach Funktionsbereichen der projektausführenden Organisation. Im Vordergrund steht die Art der auszuführenden Tätigkeit.
- Die objektorientierte Gliederung: Hierbei steht das Produkt selbst im Vordergrund. Der Projektgegenstand wird in seine einzelnen Komponenten zerlegt.
- Die zeitorientierte Gliederung: Im Fokus stehen der Ablauf und die Phasen des Projekts. Diese bilden dann die Arbeitspakete der jeweiligen Ebene.
Schauen Sie am besten selbst, was für Ihr Projekt die passende Gliederung ist. Hinzu kommt dann die Form der Methode, mit welcher Sie Ihren PSP ausarbeiten wollen.
3 Methoden für die Erstellung von Projektstrukturplänen
Der Top-Down-Ansatz
Es wird zunächst das Projekt benannt, dann erfolgt die Auswahl der geeigneten Orientierungsmethoden, danach wird das Gesamtprojekt in Teilobjekte zerlegt, es erfolgt die Auflistung der Aufgaben, dann die Auswahl für die geeignete Orientierungsmethode für jedes Element der zweiten Ebene, anschließend erfolgt die weitere Zerlegung bis Arbeitspakete vorliegen.
Der Bottom-Up-Ansatz
Dieser Weg führt vom Detail zum Ganzen. Zunächst werden die im Projekt auszuführenden Aufgaben gesammelt, anschließend werden die Beziehungen analysiert, dann erfolgt der Aufbau und die Zusammensetzung zu einer Baumstruktur und abschließend wird alles auf Vollständigkeit und Einmaligkeit kontrolliert.
Das Yo-Yo-Verfahren
Hierbei werden beide vorherigen Verfahren kombiniert, um die Stärken beider zu nutzen. Vergessen Sie dabei nicht folgende Regeln: Achten Sie auf die Einmaligkeit! Die Strukturelemente jeder Ebene müssen sich inhaltlich vollständig voneinander unterscheiden. Achten Sie auf Vollständigkeit! Die inhaltliche Summe der Elemente, die zu einem übergeordnetem Element gehören, müssen mit dem Inhalt des übergeordneten Elements übereinstimmen.
Für die Darstellung der Projektstrukturpläne hat sich in der Praxis die Baumstruktur durchgesetzt. Das wichtigste Darstellungsziel sollte für Sie die Übersichtlichkeit sein. Eine fachkundige Person sollte in der Lage sein den Betrachtungsgegenstand ohne Mühe nachzuvollziehen.
Zusätzlich sollte der PSP natürlich auch die Controllingdaten zu den im Projektmanagement relevanten Größen enthalten: Kosten, Termine und Ergebnisse.
Der PSP lebt davon, dass ein Projekt immer weiter unterteilt wird. Das Ganze hat auch noch weitere Vorteile. Ein Projektbudget kann den höchsten Ebenen des Strukturplans zugewiesen werden, sodass Budgets auf der Grundlage der einzelnen Projekte schnell berechnet werden können.
Auch während das Projekt ausgeführt wird, können entscheidende Abschnitte mithilfe des Strukturplans nachverfolgt und kontrolliert werden. Wenn sich ein Projekt im Rückstand zeigt, kann Ihnen der PSP zudem anzeigen, welche Bestandteile dafür verantwortlich sind oder was die verspäteten Unterarbeiten sind.
Leitfaden zum Erstellen des Strukturplans
- Die oberste Ebene steht für das Endergebnis bzw. für das Projekt selbst.
- Unterarbeiten enthalten Arbeitspakete, die Abteilungen oder Einheiten der Organisation zugewiesen sind.
- Die Elemente des Projektstrukturplans müssen nicht auf gleicher Ebene definiert werden.
- Ein Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Erstellung desselben nötig sind.
- Arbeitspakete sollten eine Dauer von 10 Tagen nicht überschreiten.
- Arbeitspakete sollten im Projektstrukturplan unabhängig voneinander sein.
- Arbeitspakete sind eindeutig und sollten deshalb nicht über den Projektstrukturplan dupliziert werden.
Stellen Sie klar, dass ein Projektstrukturplan keine Aufgabenliste, kein Terminplan und keine Organisationstabelle ist. Er stellt umso mehr die Basis dar, auf der eine Aufgabenliste oder ein Terminplan aufgebaut werden kann.
Das Projektmanagement beschreibt daher die Prozesse, die der Sicherstellung dienen, dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten umfasst, um es erfolgreich zu beenden.
Ein häufig auftretender Fehler bei der Projektplanung besteht meist darin, in Form eines Balkendiagramms direkt mit dem Erstellen eines Ablaufplans zu beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie sich eher an das Baumdiagramm halten und die oben beschriebenen Aspekte abarbeiten.
Mithilfe des Projektstrukturplans sollten Sie nun folgende Fragestellungen zu Ihrem Projekt erfolgreich gemeistert haben:
- Wie ist das Projekt inhaltlich strukturiert?
- Welche Bereiche bzw. Funktionen sind projektspezifisch abzudecken?
- Welche Arbeitspakete sind zusammenzustellen?
- Welche Kosten/Kapazitäten sind pro Teilprojekt notwendig?
- Welche Kosten/Kapazitäten sind für einzelne Funktionsbereiche aufzubringen?
Hoffentlich konnten Sie Ihre nächste Vision strukturieren und starten nun voller Ambitionen in Ihr neues Projekt. Zur Unterstützung der Entwicklung eines Projektstrukturplans können Sie mittlerweile auch diverse Software-Programme nutzen. Für Ihr nächstes Projekt wünschen wir Ihnen viel Erfolg!
