Mit dieser Schulungskonzept-Vorlage überzeugen Sie Chefs und Mitarbeiter

Drei Gründe, warum Sie auf betriebliche Weiterbildung setzen sollten

1. Qualifizierte Arbeitnehmer wachsen nicht auf Bäumen

Deutschland gilt als ressourcenarmes, aber wirtschaftlich dennoch sehr erfolgreiches Land, denn das Kapital steckt zu einem großen Teil in den Köpfen seiner Bürger. Um die besten Köpfe für Ihr Unternehmen ins Rennen zu schicken, bedarf es nicht nur einer guten Personalauswahl, sondern auch stetiger Personalentwicklung.

Die Tendenzen betrieblicher Weiterbildung zeigen einen Bewusstseinswandel in den Unternehmen: Diese erkennen immer mehr, dass es eine Notwendigkeit darstellt, sich zu einer lernenden Organisation zu entwickeln – das konstatierte das Bundesministerium für Bildung und Forschung bereits im vergangenen Jahr.

Selbstverständlich ist das einem kompetenten Arbeitnehmer ebenfalls bewusst, und er wird sich im Zweifel für den Arbeitgeber entscheiden, der ihn am nachhaltigsten fördert.

2. Zukunftsfähige Unternehmen erkennen die Zeichen der Zeit und handeln

In der Folge dieser Veränderungen zeichnen sich auch vielfältige Umgestaltungen in der Führungs- und Kooperationskultur und den Formen des Lernens in Unternehmen ab: Arbeitsbegleitende Weiterbildungen befinden sich im Aufwind; die Berufstätigkeit zu unterbrechen, um sich fortzubilden, kann und will sich nicht jeder Mitarbeiter leisten.

Das führt notwendigerweise zu einem Trend hin zu selbstgesteuerten Lernformen wie dem E-Learning. Bereits mehr als jeder dritte Bundesbürger hat in der Vergangenheit schon E-Learning-Angebote genutzt, das ergab eine repräsentative Umfrage des BITKOM.  Bei den  30- bis 44-Jährigen hatten 47 Prozent Erfahrungen mit IT-gestützten Bildungsangeboten gemacht, in der Gruppe der  14- bis 29-Jährigen sind es sogar 54 Prozent.

3. Spezifisches Wissen, das zum Unternehmen passt, kommt nicht von außen

Was bedeutet das für Personalverantwortliche? Zunächst einmal, dass sie gut daran tun, das notwendige Know-How ihres Mitarbeiterpools an die Bedarfe im Unternehmen anzupassen und aktuell zu halten. Dazu können selbstverständlich Inhalte von externen Quellen einen wichtigen Beitrag leisten, jedoch muss das Human Ressource Management die passgenauen Angebote recherchieren und organisieren.

Die Halbwertszeit von Fachwissen wird immer geringer, und es genügt längst nicht mehr, auf die Lerninhalte der ursprünglichen fachlichen Qualifikation zu vertrauen.

Die Österreichische Arbeiterkammer beschreibt die rasante Entwicklung in Zahlen: 50 Prozent der Wissensinhalte in technologiebezogenen Gebieten seien nach 36 Monaten überholt, bei Fachkenntnissen im Bereich der EDV geht es sogar noch schneller – gerade so ein Jahr bleibt das Wissen aktuell.

So ermitteln Sie den Qualifizierungsbedarf in drei Schritten

Schritt 1: Ist- und Soll-Profile ermitteln

Betrachten Sie die jeweilige spezifische Tätigkeit genau und erstellen Sie ein Soll-Profil: Welche Fähigkeiten und welches Know-How werden gebraucht? Erstellen Sie dann für jeden Mitarbeiter ein Ist-­Profil, und vergleichen Sie. So stellen Sie fest, wo vielleicht Ressourcen einzelner Beschäftigter nicht ideal genutzt werden, oder die Notwendigkeit zur Vermittlung von zusätzlichem Wissen besteht.

In ein Ist-Profil gehören die vorhandenen Erfahrungen des Mitarbeiters, ebenso seine individuellen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Erfassen Sie auch die Bereitschaft der Person, diese Kompetenzen im Unternehmen einzusetzen: Legen Sie dem Mitarbeiter selbst einen dazu geeigneten Fragebogen vor, und ebenso seinem direkten Vorgesetzten. Erklären Sie die jeweiligen Anforderungsmerkmale und die Bewertungsskala, um Fehlern vorzubeugen.

Bilden Sie eine Schnittmenge aus den Antworten des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten. Gibt es größere Abweichungen bei der Selbst- und Fremdeinschätzung? Hier ist ein Gespräch über die Ursachen angeraten.

Vergleichen Sie anschließend alle Ist-Profile mit dem Soll. Dazu hat es sich bewährt, ein Formular zu entwickeln, in dem Sie beides erfassen. Möglicherweise können Sie das sogar graphisch darstellen, das erleichtert den Vergleichsprozess, denn das menschliche Gehirn arbeitet bevorzugt bildhaft.

Verschaffen Sie sich anschließend einen Überblick: Sind die aktuell mit der Aufgabe befassten Mitarbeiter ausreichend ausgebildet und den Anforderungen gewachsen? Haben Sie vielleicht sogar alternativ die Option, andere Arbeitnehmer mit passenderer Qualifikation mit dem Projekt zu betrauen? Im letzteren Fall können Sie einfach die Personalplanung optimieren.

Schritt 2: Motivation sichern

Laden Sie den Mitarbeiter zu einem Gespräch ein.  Dabei sollten die Ziele und Interessen des Beschäftigten im Vordergrund stehen: Mit welchen Arbeitsinhalten befasst sich die Person gerne, wo möchte sie sich weiter qualifizieren, hat der Mitarbeiter Vorschläge zur Optimierung der Arbeitsumgebung und dergleichen mehr.

Sie sollten außerdem erfragen, ob er bereit ist, die möglicherweise neuen Anforderungen zu erfüllen, die sich aus dem Vergleich der Soll-Ist-Profile ergeben hat. Fördern Sie die Veränderungsbereitschaft, falls Sie gering ist. Dafür muss zunächst die Ursache gefunden werden.

Möglicherweise kann das eher durch ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und einem Betriebsratsmitglied oder eine andere Vertrauensperson bewerkstelligt werden, als zwischen Ihnen als Personalverantwortlicher und dem Beschäftigten, der vielleicht befürchtet, durch eine ehrliche Antwort Nachteile zu erleiden.

Die Vertrauensperson kann die Rückmeldungen der Mitarbeitenden sammeln, und mit ihnen gemeinsam eine anonyme Auswertung vornehmen. So erfahren Sie, was der Veränderungsbereitschaft im Wege steht. Mögliche Gründe können sein:

• Der Mitarbeiter befürchtet zusätzlichen Arbeitsaufwand ohne Gewinn für sich selbst.
• Der Mitarbeiter traut sich nicht zu, den Anforderungen gerecht werden zu können.
• Das Konzept wurde nicht verstanden.
• Die Veränderung wird als implizite Kritik an der aktuellen Arbeitsleistung begriffen.
• Die Auslastung ist so hoch, dass zusätzliche Veränderungen nicht leistbar erscheinen.

Drücken Sie ihre Wertschätzung und Anerkennung für die Leistung der Belegschaft aus, ermutigen Sie das Personal und zeigen Sie auf, wie Sie sicherstellen, dass es zu keiner Überforderung kommt. Hören Sie aufmerksam zu und gehen Sie ernsthaft auf die Vorbehalte ein.

Je nach den Ergebnissen ergreifen Sie die passenden Maßnahmen. Verdeutlichen Sie beispielsweise, welchen Nutzen der Arbeitnehmer persönlich aus der Veränderung ziehen kann. Machen Sie klar, aus welchem Grund und mit welchem Ziel die Neuerungen angestrebt werden.

Schritt 3: Handlungsbedarf ableiten

Sie wissen nun, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Außerdem kennen Sie die Einstellung der jeweiligen Mitarbeiter. Wählen Sie diejenigen für die Weiterqualifikation aus, die insgesamt die höchste Übereinstimmung zwischen den Ist- und Soll-Werten aufweisen. Legen Sie das Hauptaugenmerk dabei auf die relevantesten Anforderungsmerkmale.

Das erwarten Mitarbeiter von betrieblichen Schulungen

Menschen haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was eine Weiterbildungsmaßnahme für sie persönlich an Verbesserungen bewirken soll. In einer Befragung der Industriegewerkschaft Metall von 2012 hat sich jedoch gezeigt, dass es einige Punkte gibt, die eine breite Mehrheit finden (siehe Tabelle). Aber auch Arbeitgeber haben Erwartungen. Dass diese nicht unbedingt deckungsgleich sind, muss nicht heißen, dass nicht beiden Ansprüchen Genüge getan werden kann.

Aus der Tabelle geht hervor, dass den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Lernfreude enorm wichtig ist im Hinblick auf Weiterbildung. Außerdem sind sie interessiert daran, ihre Position zu sichern und sich zu entwickeln, sowohl finanziell als auch fachlich.

Arbeitgeber möchten neben der Motivation und Arbeitszufriedenheit auch die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden steigern, sich Fachpersonal sichern und für die Anforderungen der Zukunft gerüstet sein, sowie den aktuellen Unternehmenserfolg erhöhen.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass Mitarbeiter sichere, leistungsgerecht bezahlte Arbeitsplätze anstreben, innerhalb derer sie sich gefördert und anerkannt fühlen. Betriebe benötigen Personal, mit dem sich die Gegenwart und Zukunft des Unternehmens entwickeln kann.

Beide Seiten können durch eine gut konzipierte Personalentwicklung und passende Schulungen ihre Bedürfnisse befriedigen – was einmal mehr unterstreicht, welche Relevanz HR in Unternehmen zukommt.

So planen Sie Ihren standardisierten Schulungsablauf

Der Bildungsforscher Prof. Dr. Helmut M. Niegemann greift in seinem „Kompendium Multimediales Lernen“ zwei Modelle aus der Instruktionspsychologie auf: Zum einen ist das der Ansatz des Schweizers Fritz Oser, der Basismodelle zur Vermittlung ganz unterschiedlicher Lerninhalte erstellt hat, zum anderen eine unabhängig davon entstandene Idee von Patricia L. Smith und Tillman J. Ragan, die so genannte Entwurfsmuster in der selben Absicht entwickelt haben.

Niegemann kombiniert die beiden Schemata. Hier nachfolgend dargestellt finden Sie exemplarisch das so entstandene Entwurfsmuster „Prozedurales Wissen und Routinebildung“. Je nach dem jeweiligen Lernziel kommen unterschiedliche Entwurfsmuster als Rahmenkonstrukt zum Einsatz.

Die Verwendung einen standardisierten Ablaufschemas erleichtert zum einen den Dozenten die Unterrichtsplanung und eine Auswahl konkreter Inhalte, zum anderen spart es auf lange Sicht in der Planungsphase Zeit und damit Kosten.

Darüber hinaus werden Dozenten und Lernende mit den Entwurfsmustern vertraut, wenn sie ihnen wiederholt begegnen. Die Koordination von Lerninhalten vereinfacht sich, und der einmal etablierte Prozess kann beliebig wiederholt und modifiziert oder erweitert werden – unter Umständen auch von unterschiedlichen Lehrenden. Die Standardisierung kann auch der Qualitätssicherung dienen und erleichtert die Umsetzung als E-Learning/Blended Learning-Konzept.

Das im Folgenden dargestellte Entwurfsmuster kann sowohl für Präsenzseminare als auch für E-Learning-Schulungen oder Blended-Learning angewandt werden. Ein Beispiel finden Sie im Anschluss.

Vorlage „Prozedurales Wissen und Routinebildung“

Introduction

• Aufmerksamkeit schaffen (Demonstration, Fragen stellen, etc.)
• Darstellung und Relevanz der Lehrziele (Beschreibung des zu lernenden Prozesses, Anwendungsmöglichkeiten aufzeigen, etc.)
• Interesse und Motivation wecken (Klärung des Nutzens der Prozedur, Vorteile, etc.)
• Einen Überblick vermitteln (Gliederung des Prozesses / der Lerninhalte darstellen, etc.)

Body

• Aktivierung von Vorwissen (Grundlegende Prinzipien, Teilkenntnisse, bekannte Begriffe, etc.)
• Informationen geben und Verständnis unterstützen (Anwendungsmöglichkeiten darstellen, Vereinfachungen, Teilschritte des Prozesses inhaltlich vorstellen, Qualitätsmaßstäbe, etc.)
• Aufmerksamkeit fokussieren (Übergänge der Teilschritte, mögliche kritische Events, etc.)
• Lernstrategien einsetzen (Hinweis auf Arbeitshilfen, Gedächtnisstützen für die richtige Reihenfolge an die Hand geben, etc.)
• Üben (Arbeitsabläufe einhalten, vollständig richtige Durchführung, innere Repräsentation des Prozesses beim Lernenden initiieren, etc.)
• Informativ-bewertendes Feedback (Rückmeldung zum Übungsablauf, Erläuterungen, Checklisten, Video-Feedback, etc.)
• Üben bis zur Automatisierung

Conclusion

• Zusammenfassung/Rückblick (Wiederholung der grundlegenden Schritte, zu Grunde liegende Prinzipien bzw. das „Warum“ darstellen, Anwendungssituationen aufzeigen, etc.)
•  Transfer unterstützen (Verknüpfen mit Problemlösungen, komplexere Prozeduren aufzeigen, etc.)
•  Abschluss und Motivation (Nutzen des Gelernten besprechen, etc.)

Assessment

• Überprüfung der Leistung ( Kontext der Anwendung, korrekte Reihenfolge, Vollständigkeit, etc.)
• Feedback und Remediationsmöglichkeit (Lob, Hinweis auf häufige Fehler und Missverständnisse etc.)

Beispielhafter Seminarablauf anhand des Entwurfsmusters

In einem Blended-Learning-Setting könnten Introduction und Body als E-Learning-Element konzipiert werden. Der Abschnitt Conclusion wäre dann in Form eines nachgeordneten Präsenzseminares durchzuführen, während das Assessment wieder über die E-Learning-Plattform ablaufen kann.

Introduction

Darstellung der Inhalte mit Hilfe von Videos, Fotos und Folien. Einzelne Aufgaben zur besseren Rezeption der Inhalte können implementiert werden, beispielsweise ein Fragebogen mit Single- oder Multiple-Choice-Fragen und Freitextaufgaben wie „Stellen Sie bitte in eigenen Worten kurz dar, welche Anwendungsmöglichkeiten es für das Produkt/ den Prozess X in Ihrer täglichen Arbeit gibt“.

Body

Hier können neben Videos, Fotos und Folien auch praktische Übungseinheiten mit Spielcharakter eingebunden werden, sowie Checklisten zum Speichern und Ausdrucken. Eine Lernkontrolle und Vertiefung des Wissens kann durch abschließende Fragen erreicht werden, die gegebenenfalls zu einer Wiederholung der nicht ausreichend verstandenen Inhalte führen.

Conclusion

Im Präsenzseminar bespricht der Dozent die mittels E-Learning erworbenen Lerninhalte noch einmal in kompakter Form. Er kann auf die Anliegen und Schwierigkeiten jedes Teilnehmenden individuell eingehen und die Schulungsteilnehmer motivieren. Außerdem besteht über Gruppenarbeit und Diskussionsrunden die Möglichkeit, die Teamfähigkeit, Vernetzung unter den Kollegen und einen direkten Erfahrungsaustausch gewinnbringend zu fördern.

Assessment

Hier kann die Überprüfung des erworbenen Wissens über einen abschließenden virtuellen Praxistest stattfinden. Der Dozent kann anhand des Testresultates noch einmal individuell auf den jeweiligen Teilnehmer eingehen (gegebenenfalls per Mail, Chat oder Videotelefonat).

Auch ein gegenseitiges Feedback oder die gemeinsame Erstellung eines Wikis durch die Schulungsteilnehmer ist vorstellbar. Außerdem kann die Belegschaft anonym Rückmeldung über den Schulungsverlauf geben.

Darauf müssen Sie bei der Planung ihrer Mitarbeiterschulung achten

Bei der Planung Ihrer Schulungsangebote müssen Sie einige grundsätzliche Überlegungen anstellen:

Hinsichtlich der Mitarbeitenden

• Wer sind die Lernenden (homogene oder heterogene Gruppe)?
• Welches Vorwissen bringen sie mit?
• Welche Qualifikationen haben sie bereits (Schulabschluss, Erfahrung, Kenntnisse,…)?
• Welche Lerntypen werden angesprochen?
• Wie groß ist die Gruppe?

In Bezug auf die Inhalte

• Was sind die Lehr- bzw. Lernziele?
• Mit welchem zeitlichen Aufwand ist zu rechnen?
• Welche Medien kommen zum Einsatz (didaktische und technische Passung der Inhalte)?
• Wie ist die Lernumgebung gestaltet?
• Wie sind die Schulungsunterlagen optisch/graphisch aufbereitet?

Zu Beginn der Veranstaltung einen Überblick über den geplanten Ablauf (bei Präsenzelementen inklusive der Pausenzeiten und Verpflegung) zu geben, schafft für die Teilnehmenden eine gewisse Sicherheit, die der Aufmerksamkeit und Motivation zuträglich sein kann.

Stellen Sie ein sinnvoll gestaltetes Layout bereit

Geben Sie nach der Präsenzveranstaltung eine Zusammenfassung der wichtigsten besprochenen Punkte heraus. Neben den stichwortartigen Inhalten der Veranstaltung sollte ein Verweis auf die E-Learning-Plattform und möglicherweise vorhandene Video- oder Audiomitschnitte aus dem Präsenzteil enthalten sein.

Weisen Sie auch gleich auf andere, ggf. weiterführende Schulungsangebote hin, und nennen Sie die Ansprechpartner, auch für die aktuell absolvierte Weiterbildungsmaßnahme. Halten Sie den Umfang dennoch knapp und übersichtlich, ca. eine DIN A4-Seite.

Warum Sie E-Learning oder Blended Learning bevorzugen sollten

E-Learning ist aus der beruflichen Weiterbildung nicht mehr wegzudenken. Es kann ort- und zeitunabhängig an den Wissensstand der Teilnehmer angepasst werden, von dieser Flexibilität profitieren die Unternehmen ebenso wie die Mitarbeiter.

BITKOM-Präsident Prof. Dieter Kempf

Bei der Lernmethode auf E-Learning zu setzten hat einige entscheidende Vorteile. Zunächst einmal kommt es zu einer zeitlichen und räumlichen Entkoppelung des Lernprozesses – eigenständiges Lernen steht im Vordergrund, und die Lerninhalte stehen jederzeit und überall zur Verfügung, was eine Begünstigung stetiger Aktualität darstellt.

Insbesondere im Sinne der Teambildung ist es aber wünschenswert, dass Kollegen ein positives soziales Miteinander pflegen. Der direkte, persönliche Umgang in einer Gruppe ist ein gutes Argument für herkömmliche Unterrichtskonzepte.

Blended Learning, d. h. eine Kombination des klassischen Lernens in Gruppen mit E-Learning, ermöglicht es, die Vorteile beider Unterrichtsformen zu verbinden und deren jeweilige Schwächen auszugleichen.

Sie haben nun bereits diverse Argumente kennen gelernt, dennoch gibt es noch weitere stichhaltige Punkte, mit denen Sie Mitarbeiter und Chefetage von Ihrem Konzept überzeugen können:

• Das Studium an den Hochschulen setzt längst auf Blended Learning. Für die Führungskräfte von morgen ist es eine gewohnte und effektive Form des Wissenserwerbs. Medienkompetenz gilt neben Lesen, Schreiben und Rechnen als vierte Kulturtechnik und ist damit eine entscheidende Schlüsselqualifikation, die gefördert werden muss, um die Innovationsfähigkeit und den Fachkräftenachwuchs zu sichern
• Rund zwei Drittel der IT- und Telekommunikationsunternehmen, nämlich 63%, nutzen laut einer Umfrage der BITCOM Anfang 2013 E-Learning in der beruflichen Weiterbildung. Die rasanten technischen Entwicklungen und vermehrt zur Verfügung stehende große Bandbreiten bei der Datenübertragung sorgen für ein vielfältigeres und damit attraktiveres Angebot. Diesen wichtigen Trend zu verschlafen, kann sich kein zeitgemäßes Unternehmen leisten.
• Motivation und Lernoutput sind bei Blended Learning-Konzepten höher. Das führt zu einer höheren Produktivität und Sicherheit bei den Mitarbeitenden, was sich letzten Endes in der besseren Arbeitsleistung und weniger Ausfällen (von Personal und Produktionstechnik) durch Fehler oder Unfälle auswirkt – und damit direkt auf den finanziellen Erfolg des Unternehmens.
• Die „Initiative IT und Mensch“ spricht von einer Zeitersparnis von bis zu 40 Prozent durch den Einsatz von E-Learning gegenüber klassischen Seminaren!
• Die Mittel, die in die Mitarbeiter-Fortbildung investiert werden müssen, können durch E-Learning oder Blended Learning stark verringert werden: Reisekosten, Übernachtungen, Arbeitsausfall, das Trainerhonorar und mögliche Kosten für die Miete eines geeigneten Raumes entfallen oder reduzieren sich drastisch.

Die digitalen Medien bieten die beste, wenn nicht sogar die einzige Möglichkeit, sich den aktuellen Entwicklungen anzupassen und Bildungsangebote flexibler und anforderungsgerecht zu gestalten. Sie entkoppeln Ort und Zeit und bieten neue Freiheitsgrade der Gestaltung und Individualisierung von Qualifizierungsangeboten. So erlauben sie ein besonders rasches Anpassen der Inhalte an aktuelle Themen und Anforderungen. (Bundesministerium für Bildung und Forschung, 2013)