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Diese Kosten kommen bei betrieblichen Weiterbildungen auf Sie zu

Diese Kosten kommen bei betrieblichen Weiterbildungen auf Sie zu

Weiterbildungen sind ein wichtiger Faktor für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Sie erhöhen die Einsatzfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, die Arbeitsqualität und die Produktivität. Nur durch die Qualifizierung Ihrer Belegschaft ist es möglich, auf die oft rasanten Entwicklungen der Arbeitswelt effektiv zu reagieren. Wir zeigen Ihnen mit welchen Ausgaben Sie rechnen müssen.
weiterbildung kosten
Lecturio Redaktion

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24.11.2023

Inhalt

Starten Sie jetzt mit 100% Förderung Ihre Online-Weiterbildung mit AVGS bei Lecturio und freuen Sie sich auf vielseitige Inhalte.

Weiterbildungen vermindern die Kosten für Fremdleistungen, wenn sie Mitarbeiter zu Aufgaben befähigen, die problemlos in ihren Arbeitsalltag integriert werden können, wie zum Beispiel die Pflege der Unternehmens-Website. Durch eine einfache Analyse der Bedürfnisse Ihres Betriebs können Sie die organisatorischen und administrativen Lücken Ihrer Firma schließen.

Die meisten Arbeitnehmer haben ebenfalls ein Interesse an Weiterbildungen, da sie ihnen ein höheres Einkommen und beruflichen Aufstieg ermöglichen. Sie fördern die Loyalität und machen Mitarbeiter, die den Betrieb bereits in- und auswendig kennen, zu Experten. Bisher gibt es allerdings keine gesetzlichen Regelungen für Fortbildungsverträge, Sie müssen sich daher an der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts orientieren.

Die Kostenübernahme von Weiterbildungsmaßnahmen ist einer der Punkte, die sowohl Arbeitgebern wie auch Arbeitnehmern die meisten Sorgen bereiten. Diese Sorgen unbegründet sind, denn es gibt viele Möglichkeiten, eine Einigung zu finden.

Diese Kosten kommen auf den Arbeitgeber zu

Beim Thema Weiterbildungen muss zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden werden, die durch verschiedene Möglichkeiten auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilt werden können. Der Betrieb ist keineswegs verpflichtet, die Kosten einer Zusatzqualifizierung allein zu tragen. Auch der Teilnehmer kann für die Finanzierung herangezogen werden.

Diese Option ist jedoch zwei Beschränkungen unterlegen. Sie besteht einerseits nicht, wenn es sich um, vom Unternehmen angeordnete, Weiterbildungen handelt, oder, andererseits, um Fortbildungen, die den Betriebsrat betreffen.

Angeordnete Zusatzqualifikationen müssen selbstverständlich vom Unternehmen allein finanziert werden. Das beinhaltet unter anderem auch Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten, sowie auch die Vergütung von Überstunden, beispielsweise bei einem Wochenendseminar.

Selbiges betrifft die Fortbildung von Betriebsräten, wenn diese für die Tätigkeit als Arbeitnehmervertretung erforderlich ist. Beispiele hierfür sind Kurse zu den Themen Betriebsverfassungsrecht oder Arbeitsschutz. Das Unternehmen muss darüber hinaus auch die Kosten für Lehrgänge tragen, die zwar nicht zwingend notwendig sind, den Betriebsrat aber für seine Verpflichtungen vorbereitet.

Direkte Kosten

Kosten, die für die Weiterbildung an sich anfallen: Lehrmittel, Gebühren, Honorare und ähnliches. Die Teilnehmer einer Fortbildung können sich an diesen Kosten beteiligen oder sie sogar völlig übernehmen. Die meisten Unternehmen einigen sich mit Ihren Mitarbeitern auf eine Teilungsregelung, die dann oft mit bestimmten Lockerungen im Arbeitsalltag einhergeht, beispielsweise kürzere Arbeitszeiten. So wird dem Teilnehmer einer Fortbildungsmaßnahme mehr Zeit zum Lernen ermöglicht, was wiederum die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Abschlusses erhöht.

Indirekte Kosten

Kosten, die dem Arbeitgeber durch die Arbeitsfreistellung von Schulungsteilnehmern entstehen. Auch hier ist eine Teilung der Kosten möglich, wenn der Arbeitnehmer die Lehrveranstaltungen völlig oder zum Teil in seiner Freizeit besucht. Dadurch werden die Lohnausfallkosten reduziert oder sogar ganz vermieden. Eine zweite Möglichkeit ist der Einsatz von Zeitguthaben für die Weiterbildung, das heißt, dass zum Beispiel durch Überstunden erworbener Freizeitanspruch in Arbeitszeit umgewandelt wird.

Weiterbildungen steuerlich geltend machen

Unabhängig davon, welche Einigung Sie mit Ihrem Arbeitnehmer erreichen, Sie können die Kosten für eine Weiterbildung vollständig von der Steuer absetzen. Fortbildungskosten sind kein Arbeitslohn und müssen deswegen nicht versteuert werden, wenn die Zusatzqualifikationen im Interesse des Arbeitgebers stattfinden. Es ist jedoch Voraussetzung, dass Sie Ihrem Mitarbeiter die Kostenübernahme vor dem Abschluss des Fortbildungsvertrags schriftlich bestätigen.

In bestimmten Fällen ist es darüber hinaus auch möglich, dass das Arbeitsamt die Kosten für die Weiterbildung übernimmt oder Ihnen eine finanzielle Förderung zugesteht, wenn durch diese Maßnahme eine Arbeitsstelle gerettet werden kann. Ein Beispiel wäre ein hypothetischer Fall, in dem ein Mitarbeiter Ihres Lagers einen schweren Unfall erleidet, durch den er seinen Beruf nicht mehr ausüben kann.

Eine Weiterbildung ermöglicht es, eine Kündigung dieses Mitarbeiters zu verhindern und ihn stattdessen in einem anderen Bereich einzusetzen. In so einem Fall wäre die Chance, dass die Fortbildung finanziert wird, recht hoch. Allerdings entscheidet das Arbeitsamt über solche Finanzierungen stets im Einzelfall. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Beamten, ob diese Option in Frage kommt.

Teilnehmer an den Betrieb binden

Die ungünstigste Entwicklung und ein Grund, warum viele Arbeitgeber die Kostenübernahme von Weiterbildungen ablehnen, ist die Möglichkeit, dass umfangreiche finanzielle Mittel aufgewendet wurden, um einen Mitarbeiter zusätzlich zu qualifizieren und dieser dann kurz darauf die Firma verlässt.

Selbstverständlich ist dies für keinen Arbeitgeber wünschenswert, denn eine Fortbildung hat stets den Charakter einer Investition: Ziel ist es, die neuen Fähigkeiten oder das neue Wissen eines Angestellten längerfristig für den eigenen Betrieb nutzen zu können. Eine Abwanderung kann jedoch leicht vermieden werden, indem die Kostenübernahme an bestimmte Bedingungen geknüpft wird.

Die übliche Praxis ist eine sogenannte Rückzahlungsklausel im Fortbildungsvertrag. Mit dieser verpflichten sich Mitarbeiter, nach dem erfolgreichen Abschluss der Zusatzqualifikationsmaßnahme noch eine bestimmte Zeit im betreffenden Unternehmen zu bleiben. Kündigt ein Mitarbeiter hingegen vorher oder wird durch Eigenverschulden entlassen, muss er die Weiterbildungskosten teilweise oder ganz zurückzahlen.

Dauer der Verpflichtung sollte angemessen sein

Bei dieser Regelung sollte jedoch vorsichtig zu Werke gegangen werden. Arbeitsgerichte können eine sogenannte Angemessenheitskontrolle durchführen, um mögliche unangemessene Benachteiligungen des Arbeitnehmers ausfindig zu machen. Sind diese im Fortbildungsvertrag enthalten, kann dem Unternehmen dies in einem eventuellen Rechtsstreit schaden.

Daher sollten Sie die Festlegung der Fristen sorgsam formulieren und das Verhältnis zwischen der Kursdauer und der zeitlichen Bindung an den Betrieb genau abwägen. Grundsätzlich wird eine Kursdauer von sechs Monaten, welcher eine Bindung an die Firma von drei Jahren folgt, als angemessen angesehen. Eine ebenso lange Bindung ist dann gerechtfertigt, wenn für den Lehrgang erhebliche Unkosten aufgewendet wurden.

Außerdem können Sie in dieser Rückzahlungsklausel festlegen, wie hoch der zurück zu erstattende Anteil des Mitarbeiters ist. Normalerweise verringert sich diese Summe mit steigender Anzahl der vollen Monate, die der Angestellte noch im Unternehmen beschäftigt war. Eine Staffelung ist auch möglich.

Wie AZAV-zertifizierte Weiterbildungen Kosten sparen helfen

Eine weitere Option zur Finanzierung von Weiterbildungen stellt die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) dar. Die AZAV ermöglicht es, von der Agentur für Arbeit geförderte Weiterbildungen zu beziehen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber ein zertifiziertes Ausbildungsprogramm anbietet, welches den Standards der AZAV entspricht. Ist dies der Fall, kann eine Förderung der Weiterbildungsmaßnahme für bestimmte Mitarbeitergruppen beantragt werden. Das kann die Finanzierung von Weiterbildungen erheblich erleichtern und bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer erhebliche Vorteile. Es ist ratsam, sich ausführlich über die Bedingungen und Möglichkeiten der AZAV zu informieren, um diese effektiv in der betrieblichen Weiterbildungsstrategie zu nutzen.

Bei Lecturio besteht ebenfalls die Möglichkeit, Weiterbildungen im Rahmen der AZAV zu nutzen, da viele der angebotenen Kurse entsprechend zertifiziert sind und daher unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig sein können.

Die Lecturio-Redaktion

Unsere Artikel sind das Ergebnis gewissenhafter Arbeit unseres Redaktionsteams und entsprechender Fachautoren. Strenge Redaktionsvorgaben und ein effektives Qualitätsmanagement-System helfen dabei, die hohe Relevanz und Validität aller Inhalte zu sichern. 

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Simon Veiser

Simon Veiser beschäftigt sich seit 2010 nicht nur theoretisch mit IT Service Management und ITIL, sondern auch als leidenschaftlicher Berater und Trainer. In unterschiedlichsten Projekten definierte, implementierte und optimierte er erfolgreiche IT Service Management Systeme. Dabei unterstützte er das organisatorische Change Management als zentralen Erfolgsfaktor in IT-Projekten. Simon Veiser ist ausgebildeter Trainer (CompTIA CTT+) und absolvierte die Zertifizierungen zum ITIL v3 Expert und ITIL 4 Managing Professional.

Dr. Frank Stummer

Dr. Frank Stummer ist Gründer und CEO der Digital Forensics GmbH und seit vielen Jahren insbesondere im Bereich der forensischen Netzwerkverkehrsanalyse tätig. Er ist Mitgründer mehrerer Unternehmen im Hochtechnologiebereich, u.a. der ipoque GmbH und der Adyton Systems AG, die beide von einem Konzern akquiriert wurden, sowie der Rhebo GmbH, einem Unternehmen für IT-Sicherheit und Netzwerküberwachung im Bereich Industrie 4.0 und IoT. Zuvor arbeitete er als Unternehmensberater für internationale Großkonzerne. Frank Stummer studierte Betriebswirtschaft an der TU Bergakademie Freiberg und promovierte am Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung in Karlsruhe.

Sobair Barak

Sobair Barak hat einen Masterabschluss in Wirtschaftsingenieurwesen absolviert und hat sich anschließend an der Harvard Business School weitergebildet. Heute ist er in einer Management-Position tätig und hat bereits diverse berufliche Auszeichnungen erhalten. Es ist seine persönliche Mission, in seinen Kursen besonders praxisrelevantes Wissen zu vermitteln, welches im täglichen Arbeits- und Geschäftsalltag von Nutzen ist.

Wolfgang A. Erharter

Wolfgang A. Erharter ist Managementtrainer, Organisationsberater, Musiker und Buchautor. Er begleitet seit über 15 Jahren Unternehmen, Führungskräfte und Start-ups. Daneben hält er Vorträge auf Kongressen und Vorlesungen in MBA-Programmen. 2012 ist sein Buch „Kreativität gibt es nicht“ erschienen, in dem er mit gängigen Mythen aufräumt und seine „Logik des Schaffens“ darlegt. Seine Vorträge gestaltet er musikalisch mit seiner Geige.

Holger Wöltje

Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik und mehrfacher Bestseller-Autor. Seit 1996 hat er über 15.800 Anwendern in Seminaren und Work-shops geholfen, die moderne Technik produktiver einzusetzen. Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner. Er unterstützt die Mitarbeiter von mittelständischen Firmen und Fortune-Global-500- sowie DAX-30-Unternehmen dabei, ihren Arbeitsstil zu optimieren und zeigt Outlook-, OneNote- und SharePoint-Nutzern, wie sie ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen, alle wichtigen Infos immer elektronisch parat haben, im Team effektiv zusammenarbeiten, mit moderner Technik produktiver arbeiten und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Frank Eilers

Frank Eilers ist Keynote Speaker zu den Zukunftsthemen Digitale Transformation, Künstliche Intelligenz und die Zukunft der Arbeit. Er betreibt seit mehreren Jahren den Podcast „Arbeitsphilosophen“ und übersetzt komplexe Zukunftsthemen für ein breites Publikum. Als ehemaliger Stand-up Comedian bringt Eilers eine ordentliche Portion Humor und Lockerheit mit. 2017 wurde er für seine Arbeit mit dem Coaching Award ausgezeichnet.

Yasmin Kardi

Yasmin Kardi ist zertifizierter Scrum Master, Product Owner und Agile Coach und berät neben ihrer Rolle als Product Owner Teams und das höhere Management zu den Themen agile Methoden, Design Thinking, OKR, Scrum, hybrides Projektmanagement und Change Management.. Zu ihrer Kernkompetenz gehört es u.a. internationale Projekte auszusteuern, die sich vor allem auf Produkt-, Business Model Innovation und dem Aufbau von Sales-Strategien fokussieren.

Leon Chaudhari

Leon Chaudhari ist ein gefragter Marketingexperte, Inhaber mehrerer Unternehmen im Kreativ- und E-Learning-Bereich und Trainer für Marketingagenturen, KMUs und Personal Brands. Er unterstützt seine Kunden vor allem in den Bereichen digitales Marketing, Unternehmensgründung, Kundenakquise, Automatisierung und Chat Bot Programmierung. Seit nun bereits sechs Jahren unterrichtet er online und gründete im Jahr 2017 die „MyTeachingHero“ Akademie.

Andreas Ellenberger

Als akkreditierter Trainer für PRINCE2® und weitere international anerkannte Methoden im Projekt- und Portfoliomanagement gibt Andreas Ellenberger seit Jahren sein Methodenwissen mit viel Bezug zur praktischen Umsetzung weiter. In seinen Präsenztrainings geht er konkret auf die Situation der Teilnehmer ein und erarbeitet gemeinsam Lösungsansätze für die eigene Praxis auf Basis der Theorie, um Nachhaltigkeit zu erreichen. Da ihm dies am Herzen liegt, steht er für Telefoncoachings und Prüfungen einzelner Unterlagen bzgl. der Anwendung gern zur Verfügung.

Zach Davis

Zach Davis ist studierter Betriebswirt und Experte für Zeitintelligenz und Zukunftsfähigkeit. Als Unternehmens-Coach hat er einen tiefen Einblick in über 80 verschiedene Branchen erhalten. Er wurde 2011 als Vortragsredner des Jahres ausgezeichnet und ist bis heute als Speaker gefragt. Außerdem ist Zach Davis Autor von acht Büchern und Gründer des Trainingsinstituts Peoplebuilding.

Wladislav Jachtchenko

Wladislaw Jachtchenko ist mehrfach ausgezeichneter Experte, TOP-Speaker in Europa und gefragter Business Coach. Er hält Vorträge, trainiert und coacht seit 2007 Politiker, Führungskräfte und Mitarbeiter namhafter Unternehmen wie Allianz, BMW, Pro7, Westwing, 3M und viele andere – sowohl offline in Präsenztrainings als auch online in seiner Argumentorik Online-Akademie mit bereits über 52.000 Teilnehmern. Er vermittelt seinen Kunden nicht nur Tools professioneller Rhetorik, sondern auch effektive Überzeugungstechniken, Methoden für erfolgreiches Verhandeln, professionelles Konfliktmanagement und Techniken für effektives Leadership.

Alexander Plath

Alexander Plath ist seit über 30 Jahren im Verkauf und Vertrieb aktiv und hat in dieser Zeit alle Stationen vom Verkäufer bis zum Direktor Vertrieb Ausland und Mediensprecher eines multinationalen Unternehmens durchlaufen. Seit mehr als 20 Jahren coacht er Führungskräfte und Verkäufer*innen und ist ein gefragter Trainer und Referent im In- und Ausland, der vor allem mit hoher Praxisnähe, Humor und Begeisterung überzeugt.